Las nóminas son los documentos salariales que perciben mensualmente la mayoría de los trabajadores. En ellas, se incluyen datos tan relevantes como la cantidad detallada de todos los ingresos del trabajador. Un documento fundamental, que también se gestiona desde los Recursos Humanos.
En este artículo, te explicamos cómo debe ser la entrega de la nómina al trabajador o trabajadora, el modelo que debe utilizarse; además de resolver algunas de las cuestiones más populares sobre este asunto.
¿Cómo se debe entregar la nómina al trabajador?
Pero, ¿es obligatorio que un empleado reciba su nómina?
Sí. De acuerdo con la legislación vigente, en España es obligatorio que el trabajador o trabajador perciba su nómina. Así, el empleado puede realizar las comprobaciones oportunas antes de cobrar su salario.
La nómina es el justificante que demuestra que una organización ha pagado el correspondiente sueldo a sus miembros. De ahí que, si un empresario se niega a entregar la nómina a uno de sus trabajadores, este pueda reclamarlo e incluso denunciarlo a través de Inspección de Trabajo o por vía judicial.
Y es que, si una entidad se niega a emitir las nóminas de sus empleados, está cometiendo una infracción administrativa leve, lo que conlleva una multa que oscila entre los 60 y los 625 euros.
¿Cómo entregar las nóminas a los trabajadores? El modelo utilizado
El modelo oficial de recibo de salarios en España es el que dicta el Ministerio de Empleo y Seguridad Social: la Orden ESS/2098/2014.
Es decir, un modelo estatal que en este caso se estableció el 27 de diciembre de 1994 y que se actualizó el 12 de noviembre de 2014, con el objeto de incluir los costes empresariales del trabajador.
Este arquetipo de nómina puede modificarse si así se establece en el convenio colectivo o en la propia empresa. No obstante, debe ajustar al modelo oficial su contenido. Es decir, que los conceptos salariales queden claramente definidos distinguiendo, entre otros, el salario bruto del neto.
Estos son algunos de los datos de carácter obligatorio que deben incluir las nóminas:
- Identificación del empresario
- Identificación del trabajador
- Período de liquidación
- Percepciones de nómina
- Percepciones no salariales
- Deducciones
- Anticipos
- Valor de los productos recibidos en especie
- Fecha
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¿Cada cuánto tiempo se debe percibir una nómina?
Si bien es cierto que la gran mayoría de organizaciones la emiten de manera mensual, no están en su obligación. De ahí que una empresa pueda pactar previamente con el trabajador otro plazo de pago. Por ejemplo, algunos camareros reciben sus nóminas de forma semanal.
Sin embargo, es ilegal que una entidad pague a sus empleados en períodos superiores al mes. En otras palabras: un empresario no puede pagar a sus trabajadores sus nóminas cada 2 meses de trabajo.
Asimismo, sobre el día de pago, la empresa lo hará según lo que dicte el convenio. Siempre deberá ser el mismo día, en caso de retrasos el empleado está en el derecho de reclamar su nómina.
Por otro lado, cabe destacar que la organización está obligada a guardar las nóminas de todos sus trabajadores durante, al menos, un período de 5 años. Esto es fundamental de cara a posibles inspecciones de Trabajo o a reclamaciones judiciales.
Nómina por escrito en papel u online, esa es la cuestión
De acuerdo con el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, sobre “Liquidación y pago”, el empresario ha de entregar al trabajador un recibo individual y justificativo del pago de su salario. En este sentido, se deduce que la empresa está obligada a entregar en papel la nómina al trabajador.
Pero todo cambió con una sentencia del Tribunal Supremo; en concreto, se trata de la Sentencia 1023/2016, de 1 de diciembre de 2016. Con esta sentencia se dictaminó que es válido tanto percibir una nómina digital como una nómina impresa, puesto que en ambos casos queda constancia de que el trabajador ha percibido el ingreso.
Por ende, si te preguntas cómo debe ser la entrega de la nómina al trabajador, la respuesta es fácil: como la empresa desee. La entidad tiene total libertad en cuanto al formato de las nóminas, ya sea papel o digital.
Si la empresa decide optar por un formato digital, está obligada a brindar al trabajador de medios informáticos para que este pueda acceder a su nómina y a la materialización de la documentación. Es decir, si el trabajador o trabajadora desea imprimir su nómina, la empresa debe ofrecerle los medios para ello.
Además, el Tribunal Supremo interpreta que la firma de la nómina no es obligatoria, siempre y cuando el trabajador cobre mediante una transferencia bancaria. Pero si el empleado percibe su salario a través de cheque o talón bancario, en este caso, sí que es necesaria la firma del recibo para justificar dicho sueldo.
La funcionalidad de las nóminas digitales
Sin duda, desde los departamentos de Recursos Humanos, se ha percibido una clara mejoría en la gestión de nóminas desde la llegada de su digitalización. Las nóminas digitales permiten que el trabajador pueda consultar estos documentos tanto dentro como fuera del horario laboral.
Asimismo, los software de nómina son muy intuitivos y aportan también un acceso completo, eficaz y rápido a todas las nóminas, un hecho muy interesante si el empleado desea comparar el salario de un mes con el de otro. Sin olvidar, por supuesto, que a Recursos Humanos le evita cargas administrativas innecesarias.
En Endalia somos profesionales de los Recursos Humanos, gestionamos las nóminas de todos tus trabajadores con eficacia, innovación y profesionalidad.
Responsable del Servicio de Nómina de Endalia. Cuenta con amplia experiencia y conocimientos en proyectos de digitalización, consultoría y automatización de procesos de Nómina y Recursos Humanos.
