Nuevo registro horario digital: ¿Cómo afecta a las pymes?

Este 2025 ha comenzado con una serie de novedades laborales. Sí, nos referimos a la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, con el que el Gobierno plantea reducir la jornada laboral a 37,5 horas a la semana. Una medida importante, que viene de la mano de otros cambios. Uno de ellos, preocupa directamente a pequeñas y medianas empresas, se trata del nuevo registro horario digital.

Pero, ¿en qué consiste este nuevo registro horario digital? ¿Cómo va a afectar a las pymes? Lo analizamos en el siguiente artículo.

Contexto legal del registro horario en España

Desde el año 2019, en concreto desde la creación del Real Decreto-ley 8/2019, en España es obligatorio el registro horario. Es decir, los trabajadores y trabajadoras deben fichar su entrada y salida en el puesto de trabajo. Este registro horario obligatorio se incluye dentro de las “medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”.

En otras palabras: el objetivo es de este fichaje obligatorio es cumplir los derechos laborales, evitando por ejemplo horas extraordinarias sin remuneración.

Cabe señalar que al principio muchas empresas optaron por sistemas básicos para este registro de jornada: hojas de Excel o registros manuales que, además de poca practicidad, eran perfectamente modificables. De ahí que la digitalización en el registro horario se convierta en una auténtica necesidad.

¿Qué es el registro horario digital?

Como su propio nombre indica, este nuevo registro horario digital implica la digitalización de este proceso. Un cambio de sistema que busca garantizar -todavía más- los derechos de los trabajadores. El cometido es conseguir un “registro diario de jornada digital objetivo, fiable y accesible”. De ahí que la principal novedad sea que deberá estar interconectado con Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Estas son las principales características de este nuevo sistema de fichaje:

• Exclusivamente en formato digital.
• Los trabajadores y trabajadoras deberán fichar personalmente sus entradas, pausas y salidas.
• Disponibilidad en tiempo real con Inspección de Trabajo, trabajadores y representación legal.
• Almacenamiento obligatorio de 4 años.
• Protección e inalterabilidad de los datos.
• Identificación inequívoca y control de modificaciones.

Así, se trata de un nuevo modelo que apuesta por la transparencia y la igualdad laboral, y que además sigue las líneas de demanda de Europa.

Ventajas del registro horario digital para el control de la jornada laboral

El nuevo registro horario digital conlleva una serie de ventajas para las empresas y los trabajadores. Estos son los beneficios principales:

• Mayor productividad: La gestión del tiempo es mucho más eficaz, ya que se lleva a cabo un control real de las horas trabajadas. Y esto va en pro de la productividad de la organización.
• Un ejercicio de transparencia: Se registran las horas trabajadas con exactitud. Una información objetiva a la que tendrá acceso tanto empresa como empleados; pasando por las propias instituciones públicas.
• Confianza por parte de los empleados: A mayor transparencia, mayor garantía de un registro de jornada justo. Y esto genera mayor confianza en la plantilla.
• Seguridad jurídica: Todo quedará registrado. Por lo que se minimiza el riesgo de demandas laborales por incumplimiento de normativa.
• Cumplir con la ley: Y, por supuesto, evitar cualquier tipo de sanción. Que además con la nueva ley, van a ser más severas.

Consecuencias del incumplimiento de la norma

De igual modo, se prevé una mayor severidad ante el incumplimiento de este registro horario digital. Y es que ya no solo se sancionará por falseamiento de datos o falto de registro, sino que también habrá una infracción por cada persona trabajadora afectada. Por consiguiente, las multas serán mucho más severas para las empresas, las cuales pueden irán desde los 1.000 hasta los 10.000 euros por trabajador o trabajadora afectado.

Impacto del registro horario digital en las pymes

Entonces, ¿esto cómo afectará a las pymes? ¿Qué escenarios se plantean en las pequeñas y medianas empresas?

Desafíos tecnológicos y económicos

En primer lugar, cabe señalar que resulta un desafío tecnológico y económico para las pequeñas y medianas empresas. Y es que estas inversiones en organizaciones de menor tamaño, implican un mayor coste en todos los sentidos; puesto que en muchas ocasiones las pymes cuentan con recursos limitados.

Ya no solo es invertir en software, sino también en adaptación de procesos, así como en formación. Todo ello, mientras se quiere bajar la jornada laboral a menos horas semanales.

Por ello, una solución para pymes es apostar por el ya conocido Kit Digital, la ayuda económica para digitalizar organizaciones -sean del tipo que sean- proveniente de los Fondos Europeos Next Generation.

Beneficios potenciales

Pero no solo implica inversión para las pymes, sino también beneficios. De nuevo, hablamos de una mayor transparencia y de una mayor gestión del tiempo y, por tanto, una empresa más productiva.

En definitiva, con el nuevo registro horario digital se van a lograr pequeñas y medianas empresas más transparentes, con empleados más satisfechos y comprometidos y, por ende, organizaciones con un incremento en su productividad.

¿Cómo implementar el nuevo registro horario digital? Recomendaciones para pymes

Ahora sí, veamos cómo llevar a cabo este proceso de digitalización.

Evalúa las necesidades y recursos de tu negocio

En primer lugar, debes analizar las diferentes opciones del mercado y escoger la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa (desde el tamaño, hasta el propio sector, por ejemplo).

Fórmate y adapta tu organización

A continuación, es necesario formar a todo el personal para la implementación del nuevo sistema de fichaje. De igual modo, se deberán adaptar algunos procesos internos a este nuevo registro horario digital.

Cumple la protección de datos

Por último, es necesario cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es decir, garantizar una seguridad y confidencialidad de la información registrada.

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