Guía para gestionar a tu (reciente) equipo de teletrabajadores

En respuesta a las incertidumbres presentadas por el Covid-19, muchas organizaciones han pedido a sus empleados que, dentro de lo posible, trabajen de forma remota. Así, muchas personas están experimentando por primera vez una experiencia nueva, trabajando fuera de la oficina y separadas de sus compañeros.

Aunque siempre es preferible establecer políticas claras por adelantado para tu equipo de teletrabajadores, en situaciones excepcionales, este nivel de preparación puede no ser factible. Afortunadamente, existen diversas investigaciones que proporcionan los pasos que los directivos y managers pueden tomar para mejorar el compromiso y la productividad de los equipos de teletrabajo, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse.

En el siguiente artículo navegamos en los desafíos y oportunidades sobre el trabajo en remoto de Barbara Z. Larson , Susan R. Vroman y Erin E. Makarius publicadas en Harvard Business Review.

Desafíos ante el teletrabajo.

En primer lugar, managers y directivos deben comprender los retos que plantea tu equipo de teletrabajadores. De lo contrario, los empleados de alto rendimiento pueden experimentar disminuciones en el desempeño laboral y el compromiso cuando comienzan a trabajar de forma remota, especialmente en ausencia de preparación y capacitación. Los desafíos inherentes al trabajo remoto incluyen:

Falta de supervisión cara a cara.

Existe esta preocupación tanto por parte de empleados como de managers. Los supervisores temen que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente (aunque la investigación indica lo contrario, al menos para algunos tipos de trabajos). Por otro lado, la mayoría de los trabajadores luchan con un acceso reducido al apoyo gerencial y la comunicación. En algunos casos, los empleados sienten que los managers en remoto no están en contacto con sus necesidades y, por lo tanto, que no los apoyan ni los ayudan a realizar su trabajo.

Asimismo, se plantea el reto de teletrabajo y registro horario. En situaciones de teletrabajo, es necesario realizar el registro horario de una manera distinta a la que muchas organizaciones están acostumbradas: de forma digitalizada y desde la distancia. Para ello, la empresa deberá plantearse contar con un software de registro horario que permita realizar esta gestión de forma remota a todos los empleados, estén donde estén.

Falta de acceso a la información.

Los trabajadores que han empezado recientemente a teletrabajar a menudo se sorprenden por el tiempo y el esfuerzo adicionales necesarios para localizar la información de los compañeros de trabajo. En ocasiones, incluso obtener respuestas a lo que parecen preguntas simples puede parecer un gran obstáculo para un trabajador desde casa.

Este fenómeno también puede extenderse a desafíos interpersonales que pueden surgir entre los compañeros de trabajo remotos. La falta de «conocimiento mutuo» entre los trabajadores remotos se traduce en una menor disposición a dar a los compañeros de trabajo el beneficio de la duda en situaciones difíciles. Por ejemplo, si un trabajador sabe que su compañero de oficina está teniendo un mal día, verá un correo electrónico brusco de ellos como un producto natural de su estrés. Sin embargo, si recibe este correo electrónico de un compañero de trabajo remoto, sin comprender sus circunstancias actuales, es más probable que se ofenda o, como mínimo, piense mal de la profesionalidad de su compañero de trabajo.

Aislamiento social.

La soledad es una de las quejas más comunes sobre el trabajo remoto, ya que los empleados pierden la interacción social informal de un entorno de oficina. Se cree que los extrovertidos pueden sufrir más aislamiento a corto plazo, especialmente si no tienen la oportunidad de conectarse con otros en su entorno de teletrabajo. Sin embargo, durante un período de tiempo más largo, el aislamiento puede hacer que cualquier empleado sienta menos «pertenencia» a su organización e incluso puede dar lugar a una mayor intención de abandonar la empresa.

Distracciones en el hogar.

A menudo vemos fotos que representan trabajos remotos que retratan a un padre sosteniendo a un niño y escribiendo en un portátil, sentado en el sofá o en el piso de la sala de estar. De hecho, esta es una representación terrible del trabajo virtual efectivo. Por lo general, lo mejor para teletrabajar eficientemente es tener un espacio de trabajo dedicado específicamente para ello en el que el profesional no tenga distracciones y pueda centrarse en sus tareas. Sin embargo, en el caso de una transición repentina al trabajo virtual, como ha ocurrido en la actualidad, existe una posibilidad mucho mayor de que los empleados se enfrenten a espacios de trabajo no óptimos y, en el caso del cierre de escuelas y guarderías, tengan también la responsabilidad de atender a lo más pequeños. Incluso en circunstancias normales, las demandas familiares y domésticas pueden afectar el trabajo remoto. Directivos y managers deben esperar que estas distracciones sean mayores durante esta transición no planificada de trabajo desde el hogar.

¿Cómo pueden apoyar los managers a los trabajadores en remoto?

Aunque el trabajo remoto puede estar lleno de desafíos, también hay cosas relativamente rápidas y económicas que los gerentes pueden hacer para facilitar la transición. Las acciones que puede tomar hoy incluyen:

“Dailies” o reuniones diarias estructuradas.

Los managers que gestionan bien el teletrabajo establecen una llamada diaria con sus empleados remotos. Esto podría tomar la forma de una serie de llamadas uno a uno, si sus empleados trabajan más independientemente unos de otros, o una llamada de equipo, si su trabajo es altamente colaborativo. La característica importante es que las llamadas son regulares y predecibles, y que son un foro en el que los empleados saben que pueden consultar con su responsable y que sus inquietudes y preguntas serán escuchadas.

Más herramientas tecnológicas de comunicación.

El correo electrónico es insuficiente. En estas situaciones, la videoconferencia es muy importante. Tiene muchas ventajas, especialmente para grupos más pequeños: las señales visuales permiten un mayor «conocimiento mutuo» sobre los compañeros de trabajo y también ayudan a reducir la sensación de aislamiento entre equipos. El video también es particularmente útil para conversaciones complejas o sensibles, ya que se siente más personal que la comunicación escrita o de solo audio.

Hay otras circunstancias en las que la colaboración rápida es más importante que el detalle visual. Para estas situaciones, proporcione la funcionalidad de mensajería individual habilitada para dispositivos móviles (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que se puede usar para conversaciones más simples y menos formales, así como para una comunicación urgente. Asimismo, es necesario que todos los trabajadores puedan realizar eficientemente todas las gestiones que les vinculan a la organización desde la distancia. Para ello, existen plataformas y software de Recursos Humanos, tales como Endalia HR, que digitalizan estos procesos y dan facilidades a empleados y managers para realizar este tipo de gestiones, estén donde estén.

“Reglas de compromiso”.

El teletrabajo se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los managers establecen expectativas para la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos. También es positivo, dentro de los posible, que los managers comuniquen a sus colaboradores la mejor manera y hora para contactar con él.

La investigación recomienda que los managers establezcan estas «reglas de compromiso» con los empleados lo antes posible, idealmente durante la primera reunión en línea. Lo más importante es que todos los empleados compartan el mismo conjunto de expectativas para la comunicación.

Impulsar la interacción social.

Uno de los pasos esenciales que puede tomar un manager es estructurar formas para que los empleados interactúen socialmente (es decir, tengan conversaciones informales sobre temas no laborales) mientras trabajan de forma remota.

La forma más fácil de establecer una interacción social básica es dejar algo de tiempo al comienzo de las llamadas del equipo solo para artículos que no sean de trabajo. También pueden hacerse “fiestas virtuales” en el que se conectan por videoconferencia los equipos para hablar exclusivamente sobre temas no laborales. Si bien este tipo de eventos puede sonar artificial o forzado, los managers experimentados en teletrabajo (y los propios trabajadores) informan de que los eventos virtuales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento, promoviendo un sentido de pertenencia.

Estímulo y apoyo emocional.

Especialmente en el contexto de un cambio brusco al teletrabajo, es importante que los directivos y managers reconozcan el estrés, escuchen las inquietudes y preocupaciones de los empleados y se identifiquen con sus luchas. Incluso es positivo el abordar el tema de forma directa con una pregunta como «¿Cómo te está yendo esta situación de trabajo remoto hasta ahora?». Es importante que el manager deje a un lado el estrés o las preocupaciones propias y se centre por un momento en las del trabajador.

La investigación sobre inteligencia emocional y contagio emocional nos dice que los empleados buscan en sus managers pistas sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis. Si un manager comunica estrés e impotencia, esto tendrá lo que Daniel Goleman llama un efecto de «goteo» en los empleados. Los líderes efectivos adoptan un enfoque doble, reconocen el estrés y la ansiedad que los empleados pueden sentir en circunstancias difíciles, pero también afirman su confianza en sus equipos, usando frases como «tenemos esto» o «esto es difícil, pero sé que podemos manejarlo «o» busquemos formas de usar nuestras fortalezas durante este tiempo «. Con este apoyo, es más probable que los empleados asuman el desafío con un sentido de propósito y enfoque.