Gestión de nóminas: Mejora el proceso, ahorra recursos y domina los aspectos clave

Una de las tareas más importantes en Recursos Humanos es la gestión de nóminas, que consiste en calcular y pagar la nómina a todos los trabajadores de una organización. Sin duda, una actividad fundamental que recae en el departamento de RRHH y que podrá influir hasta en el clima laboral de la empresa.

Para realizar correctamente estos cálculos, hay que tener en cuenta distintos aspectos. Te contamos cómo mejorar el proceso, ahorrar recursos y dominar los aspectos clave.

¿Cómo gestionar las nóminas de una empresa?

Es importante saber que en la gestión de nóminas existen varios aspectos a tener en cuenta: desde el tipo de empresa, hasta su número de trabajadores; pasando por el tipo de contrato (hay empleados que cobran por horas, por ejemplo, mientras que otros tienen el mismo sueldo todos los meses).

A continuación, te mostramos los errores más comunes en la gestión y pago de la nómina:

Errores frecuentes en la gestión de nóminas

Ya lo dice el dicho popular: “de los errores, se aprende”. Estos son los fallos más comunes en la gestión de nóminas que deberías evitar:

• No planificar suficiente
• Olvidarse de algunas de las variables de la nómina
• Y también de las retenciones
• No contar con un sistema de cálculo eficiente
• Reducir el personal
• Falta de comunicación
• Usar el mismo modelo de nómina

Conceptos importantes para la gestión de la nómina

En primer lugar, te dejamos algunos de los términos más notorios sobre la gestión de nóminas:

• Período de devengo: Consiste en la obligación de retribución por parte de la empresa hacia el trabajador.
• Deducción: Consiste en una cuantía que se resta a los devengos salariales. En este sentido, podemos distinguir los diferentes pagos a la Seguridad Social, por ejemplo.
• Cotización a la Seguridad Social: Esta cotización salarial consiste en la cuota en que la organización y el trabajador pagan al estado como aportación. Un porcentaje del salario del trabajador.
• Salario base: Es el pago fijo que tiene cualquier trabajador o trabajadora. La cantidad queda fijada en función del convenio o del contrato de trabajo.
• Retención: Es la cantidad de dinero que la empresa descuenta de la nómina del empleado para sufragar el IRPF mensual.
• Complemento salarial: Los complementos de salario son un extra en la nómina, que varían en función del trabajador. El convenio, el puesto, las pagas extra, los incentivos o la antigüedad van a determinar la cantidad de estos complementos salariales.
• Gratificaciones extraordinarias: Que no confundirlas con las horas extraordinarias. La gratificación extraordinaria es la paga extra. Normalmente, en Navidad y en verano. Aunque esto varía según convenio.

Partes de una nómina

Para una gestión de nóminas eficaz es necesario conocer las distintas partes de una nómina:

Datos de la empresa y del trabajador o trabajadora

En cualquier nómina, distinguimos los datos de identificación de la propia empresa, así como del empleado o empleada.

• Datos de la empresa: Nombre o razón social, domicilio, código de identificación fiscal y número de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
• Datos del trabajador: Nombre y apellidos, DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, fecha de alta de la relación laboral y de antigüedad, categoría profesional y grupo de cotización.

Período de liquidación

Es el periodo correspondiente a la nómina. Por norma general, suele ser de carácter mensual.

Devengos

Formados por las percepciones salariales y no salariales, consiste en la remuneración bruta del trabajador.

Deducciones

Son las distintas cantidades que el trabajador aporta a la Seguridad Social y a los impuestos. Distinguimos:

• IRPF
• Cotizaciones a la Seguridad Social
• Anticipo
• Valor de los productos del salario en especie

Líquido a percibir

Es el salario neto. La cantidad que percibe el empleado tras las deducciones.

Gestión de nómina: ¿en la empresa o externalizar?

Existen dos posibilidades a la hora de realizar la gestión de nóminas, por parte de una empresa:

• O bien realizarla de manera interna.
• O bien externalizar en otra empresa.

Si decides optar por lo primero, en el siguiente apartado te dejamos algunos consejos para optimizar la gestión de nóminas. Y, si eliges lo segundo, cabe destacar que apostar por un servicio externo como el que te ofrecemos en Endalia es una inversión asegurada.

Consejos para mejorar la gestión de nóminas

¿Quieres aprender las claves para mejorar la gestión de nóminas? Estos son algunos consejos que te dejamos para optimizar esta tarea de Recursos Humanos:

Ten en cuenta a todos los miembros de la organización

Es importante escuchar a todas las personas de la organización, incluidas los propios trabajadores. Es interesante delegar ciertas tareas administrativas en ellos directamente: además de ahorrar tiempo, es un ejercicio de confianza.

Organización

Cuidar la organización a la hora de gestionar las nóminas es fundamental. Los empleados estarán satisfechos si cobran a tiempo y su nómina está bien ejecutada. De ahí que establecer un calendario de pago sea una acción recurrente entre las grandes compañías.

Confía en verdaderos profesionales

Para una correcta gestión de nóminas, es imprescindible apoyarse en el trabajo de buenos profesionales. Una empresa especializada en Recursos Humanos con experiencia y que apueste por la innovación.

Software de Recursos Humanos

Automatizar tareas de Recursos Humanos como la gestión de nóminas es muy beneficioso. Implica ir más rápido en la gestión de nóminas, generar una mayor satisfacción con los empleados y minimizar tiempo y costes, entre otros.

Otras herramientas

El Excel es un clásico para la gestión de nóminas, a la vez que utilizar herramientas como plantillas o descargables. En Endalia tenemos para ti este Kit Gratuito para Mejorar la Gestión de Nómina, ¡que no le falta detalle! Una guía, artículos, webinars grabados, ¡y mucho más!

Ventajas de un software de nóminas para Recursos Humanos

Una vez hayas elegido el mejor software de nómina para tu empresa, es el momento de obtener beneficios gracias a su uso. Estas son las principales ventajas de utilizar un software especializado para la gestión de nóminas:

• Ahorro de costes: El ahorro económico es también notorio. Al llevar a cabo una automatización de las tareas, no es necesario tanto personal.
• Ahorro de tiempo: Es el beneficio más evidente. Se ahorra muchísimo tiempo en la gestión de nóminas, ya que muchos pasos se pueden automatizar.
• Productividad: Como los profesionales de RRHH optimizan el tiempo, resultan más productivos. Ese tiempo ahorrado se podrá emplear en otras tareas.
• Seguridad: Los riesgos se reducen de manera considerable, por lo que los errores son mínimos.
• Mayor satisfacción: Los trabajadores se encuentran más satisfechos, ya que de esta forma se aseguran una nómina bien realizada y a primeros de mes.