¿Es legal fichar con geolocalización en el trabajo? Todo lo que necesitas saber

La geolocalización en el trabajo se ha convertido en una herramienta cada vez más utilizada por las empresas para controlar el registro de la jornada laboral de sus empleados. Sin embargo, surge la pregunta: ¿es legal fichar con geolocalización?, ¿puede una empresa obligar a fichar por geolocalización?, ¿qué requisitos debe cumplir para que sea legal?… Exploremos los aspectos legales, los derechos de los trabajadores y las mejores prácticas para implementar un sistema de fichaje geolocalizado efectivo (y legal).

1. ¿Qué es la geolocalización en el trabajo?

La geolocalización en el ámbito laboral se refiere al uso de tecnologías como el GPS o la dirección IP para determinar la ubicación exacta de un empleado en el momento de fichar. Esta herramienta permite a las empresas verificar que los empleados están en el lugar adecuado al inicio y al final de su jornada laboral.

Implementar un sistema de fichaje geolocalizado es especialmente útil para trabajos que requieren movilidad o para empleados que trabajan desde casa, ya que garantiza que el tiempo trabajado se registre de manera precisa y en el lugar correspondiente.

2. ¿Es legal fichar con geolocalización en España?

Sí, en España es legal fichar con geolocalización, siempre que se cumplan ciertos requisitos establecidos por la legislación vigente. El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 20.3, permite al empresario adoptar medidas de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, incluyendo el uso de sistemas de geolocalización.

Sin embargo, el uso de la geolocalización debe ser proporcional y necesario para el cumplimiento de los fines legítimos perseguidos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establece que la geolocalización solo puede utilizarse durante el horario laboral y con el fin exclusivo de controlar el cumplimiento de la jornada laboral.

3. ¿Qué dice la Ley de protección de datos sobre la geolocalización de trabajadores?

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece que el tratamiento de datos personales debe realizarse de acuerdo con los principios de legalidad, lealtad y transparencia. En el caso de la geolocalización, se considera que se están tratando datos personales, por lo que se deben cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Esto implica que la empresa debe informar a los empleados de manera clara y comprensible sobre el uso de la geolocalización, la finalidad del tratamiento, los datos que se recopilarán y los derechos que les asisten. Además, la geolocalización debe limitarse al horario laboral y no puede utilizarse para fines distintos a los establecidos.

4. Obligar a fichar con geolocalización: ¿Puede una empresa obligar al fichaje con geolocalización?

La empresa puede implementar un sistema de fichaje geolocalizado si existe una justificación razonable, como la necesidad de controlar la jornada laboral de empleados que trabajan en diferentes ubicaciones o en modalidad de teletrabajo. Sin embargo, no puede obligar a los empleados a utilizar sus dispositivos personales para este fin.

Es recomendable que la empresa proporcione los dispositivos necesarios o, en su defecto, llegue a un acuerdo con los empleados sobre el uso de sus dispositivos personales para el fichaje.

5. ¿Cómo afecta la geolocalización a la privacidad de los empleados?

La implementación de sistemas de geolocalización puede generar preocupaciones sobre la privacidad de los empleados. Para mitigar estos riesgos, es fundamental que la empresa limite el uso de la geolocalización al horario laboral y a las ubicaciones previamente acordadas.

Además, la empresa debe garantizar que los datos de geolocalización se utilicen únicamente para los fines establecidos y no se compartan con terceros sin el consentimiento expreso de los empleados.

6. ¿Qué requisitos debe cumplir una empresa para implementar la geolocalización?

Para implementar un sistema de fichaje geolocalizado de manera legal, la empresa debe:

• Informar a los empleados de manera clara y comprensible sobre el uso de la geolocalización, la finalidad del tratamiento y los derechos que les asisten.
• Obtener el consentimiento expreso de los empleados, si es necesario.
• Limitar el uso de la geolocalización al horario laboral y a las ubicaciones previamente acordadas.
• Garantizar la protección de los datos personales recopilados mediante medidas de seguridad adecuadas.
• No utilizar los datos de geolocalización para fines distintos a los establecidos.

7. Control horario con geolocalización: ¿Qué herramientas existen para el fichaje geolocalizado?

Existen diversas herramientas y aplicaciones móviles que permiten el fichaje geolocalizado, facilitando el registro de la jornada laboral de los empleados que trabajan fuera de la oficina o en modalidad de teletrabajo.

Una primera opción puede ser el módulo de Planificación de turnos y registro horario digital con el que podrás gestionar fácilmente la planificación de turnos y el registro de jornada de tus empleados.

Pero actualmente, la mejor opción sin duda es Endalia Time, un software de control horario que no solo cumple con la normativa vigente y ofrece una solución sencilla y eficaz para el fichaje digital, si no que incluye la gestión de un espacio para cada empleado, el organigrama de tu organización, planificación de turnos y la gestión de vacaciones y ausencias. ¡Un pack ideal para digitalizar tu departamento de Recursos Humanos a precio reducido!

8. ¿Cómo se gestiona la geolocalización en el teletrabajo?

En el contexto del teletrabajo, la geolocalización puede ser una herramienta útil para registrar la jornada laboral y garantizar que los empleados cumplen con su horario de trabajo.

Es recomendable que la empresa limite el uso de la geolocalización al momento de fichar, evitando el seguimiento continuo de la ubicación del empleado. Además, debe informar claramente sobre el funcionamiento del sistema y obtener el consentimiento del trabajador.

9.Fichaje por geolocalización: ¿Qué beneficios aporta la geolocalización de empleados en la gestión del tiempo?

La implementación de la geolocalización en el control horario ofrece varios beneficios:

• Facilita el registro de la jornada laboral, especialmente en trabajos remotos o móviles.
• Mejora la precisión en el control de las horas trabajadas.
• Ayuda a evitar posibles fraudes en el fichaje.
• Optimiza la gestión del tiempo y la planificación de tareas.
• Contribuye al cumplimiento de la normativa laboral.

Estas ventajas hacen que la geolocalización sea una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar su eficiencia y garantizar el cumplimiento legal.

10. ¿Cómo garantizar el cumplimiento legal al usar geolocalización?

Para garantizar el cumplimiento legal al implementar un sistema de geolocalización, la empresa debe:

• Cumplir con la ley de protección de datos y otras normativas aplicables.
• Informar a los empleados sobre el uso del sistema y obtener su consentimiento.
• Limitar el uso de la geolocalización al horario laboral y a situaciones justificadas.
• Proteger los datos personales recopilados mediante medidas de seguridad adecuadas.
• Documentar por escrito las condiciones de uso del sistema.

Además, es recomendable contar con asesoramiento legal para asegurar que la implementación del sistema cumple con todos los requisitos legales y respeta los derechos de los trabajadores.