Estrategias y herramientas para una exitosa gestión de vacaciones

“Descanso temporal de una actividad habitual, principalmente del trabajo remunerado o de los estudios”, esta es la definición según la RAE del término “vacaciones”. Un sustantivo que ahora con la llegada del buen tiempo va a convertirse en uno de los protagonistas de todas las organizaciones.

Y es que una correcta gestión de las vacaciones es fundamental para cualquier empresa en el mundo. El descanso es esencial para mantener una plantilla productiva y motivada; del mismo modo, las vacaciones se han convertido en un aspecto muy valorado por los trabajadores que, además de cumplimiento obligatorio, forman parte del salario emocional. Te contamos más sobre estrategias y herramientas para una exitosa gestión de vacaciones en tu compañía.

¿Por qué una buena gestión de las vacaciones es vital para tu empresa?

Parece mentira, pero conseguir una gestión de vacaciones eficiente es crucial para una empresa. En primer lugar, porque se trata de cumplir con la ley. El derecho a vacaciones forma parte ya no solo del Estatuto de los Trabajadores, sino también de todos los convenios colectivos.

“1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales”. Artículo 8.1. del Estatuto de los Trabajadores

Por otro lado, no hay que olvidar que una buena gestión de vacaciones es sinónimo de bienestar laboral. Todo un ejercicio de transparencia que impacta directamente en el clima laboral de la empresa, así como en la propia productividad. Evitar que el ambiente esté crispado es clave para la motivación del personal y, por ende, su rendimiento.

Pero no solo hay que pensar que una mala gestión de las vacaciones puede suponer un mal clima laboral, sino también desencadena en una falta de organización e incluso en pérdidas económicas para la propia empresa.

Aspectos a tener en cuenta para gestionar las vacaciones de los empleados

Queda claro que gestionar las vacaciones de los trabajadores es indispensable. De ahí que sea importante tener en cuenta los siguientes aspectos. Todos ellos van a servir para encontrar ese equilibrio entre las necesidades de los empleados y las de la propia compañía:

Marco legal y normativa

Como hemos comentado, las vacaciones son un derecho laboral fundamental. Un descanso clave para los trabajadores. Cabe destacar que estas nunca podrán ser sustituidas por dinero, a no ser que sea fin de contrato o se llegue un acuerdo entre empleado y empresa (esto ocurrirá solo en casos donde el trabajador no haya podido disfrutarlas, por ejemplo con una baja médica).

Asimismo, es esencial que la organización conozca el convenio colectivo, ya que el número de días varían, y tampoco hay que olvidar que en algunos convenios existen restricciones a la hora de pedir vacaciones.

Por otro lado, es interesante que Recursos Humanos incluya en los contratos algún tipo de cláusula al respecto.

Calendario laboral

Es interesante también que desde la organización se disponga de un calendario laboral definido. Este, además de festivos, debería incluir los horarios de los trabajadores.

Transparencia

Como decimos, la gestión de las vacaciones o cualquier otro tipo debe ser una acción transparente y clara. En este sentido, está bien que el proceso de solicitud y aprobación quede bien definido. Es decir, los pasos a seguir, quién o qué departamento valida las vacaciones, así como los tiempos.

Comunicación bidireccional

Por último, otro aspecto muy importante es mantener una comunicación fluida entre ambas partes: organización y empleados. Y llegar así a ese equilibrio que mencionábamos antes.

Estrategias efectivas para organizar las vacaciones del equipo

Entonces, ¿qué estrategias podemos seguir para una óptima gestión de vacaciones? Por aquí van algunas ideas:

• Prioridades: En muchas empresas se llevan a cabo ante la confrontación de varios trabajadores por una misma semana de vacaciones. Primar la antigüedad, llevar adelante un sistema de rotación o primar la conciliación familiar con trabajadores con niños son algunas de las metodologías.
• Periodos de alta demanda: Es decir, organizar ante todo el verano o las navidades, momentos donde todos los trabajadores (o la gran mayoría) desean hacer sus vacaciones. En este sentido, es interesante plantear cierres de oficina, apostar por plazos (por ejemplo, quincenas) o tener muy claro cuáles son los festivos para entonces.
• Desconexión laboral: No hay que olvidar que hay que promover estas medidas entre los trabajadores. Una garantía para disfrutar de sus vacaciones. Desde apagar el teléfono, hasta coordinar las tareas con backups antes de marchar.
• Equilibrio: Reiteramos la importancia de conseguir ese punto medio entre compañía y empleado. Que ambas necesidades se cubran.

¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de vacaciones a evitar?

Ahora que ya sabes cuáles son los aspectos y estrategias a tener en cuenta para gestionar las vacaciones de tu empresa, te recordamos los errores más comunes que cometen hoy en día las organizaciones. ¡Y evítalos!

• Planificar con demasiada antelación: No hay que olvidar que las vacaciones están protagonizadas por personas y las circunstancias de cada una de ellas pueden variar a lo largo del año. Está bien tener una previsión, pero en su justa medida.
• Falta de comunicación: Volvemos a incidir en este aspecto, la comunicación por ambas partes debe estar ahí. Que el empleado sepa exactamente cómo funciona el proceso, al igual que el manager esté informado de cuándo los empleados están fuera.
• Malgasto del tiempo: Duplicar tareas administrativas, por falta de comunicación o previsión no aporta nada y, además, se pierde información en el proceso.
• Emplear herramientas obsoletas: Los métodos manuales, aunque sean online, no facilitan este trabajo. Hay que apostar por un método que automatice acciones y sea beneficioso para ambas partes.

Herramientas para la gestión de vacaciones: ¿Excel vs. Software?

Nosotros lo tenemos claro, y ahora te explicamos por qué:

Si bien es cierto que el clásico Excel es muy común en Recursos Humanos, empleando fórmulas y descargando plantillas; este método al final se vuelve en nuestra contra. Y es que es propenso a cometer errores, no es muy visual, hay que pensar quién tiene acceso al mismo… al final, no nos ayuda a optimizar esta tarea de RRHH.

En cambio, un software específico de Recursos Humanos optimiza el proceso desde el minuto 1, tanto para RRHH o managers como para los propios empleados. Además, facilita un ejercicio de transparencia absoluta y de información y de monitorización. Ahora te contamos más al respecto.

Descubre cómo un software de gestión de RRHH transforma el control de las vacaciones

Un software como el que te ofrecemos desde Endalia te ayuda a centralizar y automatizar la gestión de vacaciones. Descubre sus principales ventajas a continuación:

Calendario en tiempo real

Un software de vacaciones permite contar con un calendario en tiempo real, que se actualice en función de las vacaciones y ausencias de los empleados y que también se adapte a los festivos de cada ciudad. Esto es muy interesante, por ejemplo, si tu compañía tiene sede en varios sitios.

Por otro lado, estos calendarios completos y actualizados son clave para responsables y Recursos Humanos. Les permite obtener una información completa sobre absentismos, solicitudes, etc. lo que mejora en su monitorización. Permite tener un mayor control y previsión.

Validación ágil

La visualización que acabamos de explicar también facilita el trabajo a managers o al departamento de Recursos Humanos. Y es que con estos softwares, los responsables reciben avisos de aceptar o rechazar las solicitudes de vacaciones y demás ausencias de su equipo. ¡Con tan solo un clic podrán hacer esta tarea!

Portal del empleado

Y del mismo modo, los empleados tienen acceso a todas sus ausencias y vacaciones. En un apartado del calendario podrán comprobarlo y consultar también los días disponibles. Esto favorece tanto la conciliación, puesto que los procesos son mucho más ágiles, como la confianza hacia la organización. El proceso será 100% transparente y eficiente.

Cálculos automatizados

Un trabajador que entra en el mes de marzo no tiene el mismo número de vacaciones que uno que trabaja el año completo. Con estos softwares, Recursos Humanos se olvida de realizar estos cálculos, ya que se generan automáticamente. Esto permite disminuir la carga de trabajo de una manera considerable.

Inclusión de otras tareas de RRHH

El software de gestión de vacaciones y ausencias de Endalia se puede integrar junto a otros módulos de software de Recursos Humanos. Desde control horario (fichaje), hasta nómina o comunicación interna. ¡Infórmate ya al respecto!