La automatización de nóminas: ventajas y mejores prácticas

Una buena gestión de los Recursos Humanos es fundamental para el éxito de cualquier organización y, sin duda, uno de los procesos más importantes (si no es el que más) y que mayor tiempo ocupa a este departamento es la gestión de la nómina.

Una gestión de nómina sin errores, a tiempo y ágil se hace indispensable.

En este punto nace la posibilidad de automatizar la nómina como una herramienta esencial para simplificar procesos, reducir los errores, abaratar costes y efectuar el proceso de pago de estas. En este artículo te contamos los beneficios de automatizar la nómina y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué es la Automatización de la Nómina?

Entendemos por automatización de nómina al conjunto de procesos de nómina realizados de manera automática a través de un software específico de Recursos Humanos, para automatizar y optimizar todos los aspectos relacionados con la gestión de la nómina de los empleados de una empresa.

Estos procesos de automatización se pueden diferenciar entre procesos económicos y procesos fiscales:

1. Dentro de los económicos podemos mencionar el propio cálculo de las nóminas en función de las horas trabajadas y horas extra, las compensaciones, las gratificaciones extraordinarias, los finiquitos y otras declaraciones.
2. En el apartado de los fiscales nos encontramos el cálculo y aplicación de retenciones tributarias, tanto ordinarias como extraordinarias, la deducción del IRPF, las retenciones especiales y el salario en especie.

Finalmente, una vez realizados ambos procesos, se calcula la nómina final, se envía una copia, se efectúan los pagos a los empleados y se almacena en el sistema para la consulta de un sistema de reportes.

Siete beneficios de la automatización en la gestión de nómina

Los beneficios de automatizar la nómina son muchos, y no solo afectan al departamento de Recursos Humanos, sino que también a los propios empleados e, incluso, al financiero y responsable de contabilidad de la empresa. Como apreciamos mucho tu tiempo, aquí te contamos los 7 beneficios más importantes:

1. Sin errores

La automatización permite reducir errores humanos en los cálculos de nómina, lo que garantiza una distribución precisa de los salarios y beneficios de los empleados mes a mes, con un margen de error prácticamente nulo.

2. Siempre a tiempo

Automatizar este proceso permite que la nómina llegue siempre en tiempo y forma, sin retraso.

3. Ahorro de tiempo y recursos

La nómina consume mucho tiempo. Al automatizar los procesos de nómina, se automatizan tareas manuales y repetitivas, como la entrada manual de datos de los empleados, y, con ello, el equipo de Recursos Humanos puede dedicar más tiempo a actividades estratégicas que agreguen valor a la empresa, como la retención de talento y el desarrollo de los empleados.

4. Cumplimiento normativo

Los sistemas de nómina automatizados están actualizados con las últimas regulaciones laborales y fiscales, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y a evitar posibles sanciones y multas.

5. Transparencia y autonomía para los empleados

Los empleados pueden acceder fácilmente a sus recibos de pago y detalles de beneficios a través de plataformas en línea, lo que promueve la transparencia y les brinda autonomía sobre su información financiera.

6. Eficiencia administrativa

La automatización agiliza los procesos de nómina, lo que da como resultado una mayor eficiencia administrativa y una reducción de costos operativos para la empresa.

7. Aumento de la satisfacción de los empleados

Digitalizar la nómina puede, sin lugar a duda, aumentar la satisfacción de los empleados. Hoy en día, cada vez más empresas afirman que la automatización de la nómina ha ayudado a un aumento de la productividad e incrementa la competitividad de la empresa, repuntando una mejora a la empresa y sus ingresos.

¿Cómo digitalizar la gestión de nóminas? Mejores prácticas para tener la nómina automatizada

Bien, está claro que gestionar la nómina de manera automática reduce muchos de los problemas más comunes de los profesionales de Recursos Humanos y nómina, crea una mejor experiencia laboral de cada empleado, y aumenta los beneficios de toda la compañía en su conjunto. Ahora solo queda llevarlo a cabo.

¿Cómo hacerlo? Aquí te dejamos las mejores prácticas para hacer que la nómina automatizada en tu organización sea un éxito:

1. Selección del software adecuado: Es fundamental elegir un Software de Nómina que se adapte a las necesidades específicas de la empresa y que ofrezca funcionalidades como cálculos automáticos, generación de reportes personalizados y seguridad de datos. Pero lo más importante es que estos datos de la nómina se vuelquen directamente a nuestro software de RRHH y sean compatibles entre sí. Ello permitirá una comunicación continua entre ambos sistemas. Por ejemplo, si un empleado contabiliza horas extras en su registro horario, la plataforma será capaz de procesarlo e incorporar los datos en nómina sin un intermediario.
2. Capacitación del personal: Proporcionar capacitación adecuada al personal encargado de administrar el sistema de nómina asegura que puedan aprovechar al máximo todas las funciones y características del software.
3. Regularización de procesos: Establecer procedimientos claros y consistentes para la entrada de datos, el procesamiento de nómina y la distribución de pagos, garantiza el éxito en todas las operaciones relacionadas con la nómina.

Como hemos visto, la automatización de la nómina es una herramienta poderosa que simplifica la gestión de Recursos Humanos, mejora la eficiencia administrativa disminuyendo el tiempo empleado en la gestión de datos y asegura la transparencia y el cumplimiento normativo en las empresas.