¿Cómo gestionar las vacaciones de tu empresa? Fácil y sin conflictos.

¡Ya están aquí! Llega una de las épocas más esperadas del año: las vacaciones. Pero también una tarea ardua y compleja de gestionar para managers y departamentos de Recursos Humanos: cuadrar turnos, calendarios, organizar equipos, programar, etc.

En organizaciones pequeñas puede resultar sencillo ponerse de acuerdo, pero llegado a un número determinado de profesionales, cuadrar las vacaciones puede convertirse en un verdadero rompecabezas.

En este artículo vas a encontrar consejos y tips para realizar una buena gestión de las vacaciones de los empleados de tu organización. Para tenerlo todo bajo control.

Consejos para una buena gestión de vacaciones

La gestión de vacaciones y ausencias es de los factores más valorados por los empleados. Así que deberíamos garantizar su buena organización si queremos profesionales contentos, ¿no?

Puede parecer abrumador, pero tranquilo… con estos consejos seguro que la gestión de vacaciones te resultará mucho más sencilla la próxima vez:

1. Establece un orden de prioridad

¿Qué ocurre si varios trabajadores desean disfrutar de sus vacaciones en las mismas semanas? Por supuesto, habrá trabajadores o equipos que puedan coincidir, pero en otras ocasiones necesitamos que siempre haya uno de estos profesionales en el puesto de trabajo.

Pues bien, cuando esto ocurre, podemos contar con un sistema de prioridad en las compañías que marca qué empleados tienen prioridad y pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Criterios establecidos a tener en cuenta para que responsables o Recursos Humanos puedan tomar decisiones basadas en ellos y evitar conflictos.

Pero, ¿cómo establecer este orden de prioridad? Las organizaciones pueden basarse en los siguientes criterios:

a. Empleados con hijos.

Es muy común otorgar prioridad a la hora de elegir sus días libres a los trabajadores con hijos en edad escolar. De este modo, estos trabajadores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares y favorecer la conciliación familiar.

b. Antigüedad.

Otro criterio en el que podemos basarnos es en la antigüedad del empleado en la empresa. Aquellos trabajadores que llevan más tiempo en la organización serán los primeros en elegir sus vacaciones. Una manera de compensar el compromiso y fidelidad del empleado.

c. Un sistema rotativo.

Si queremos ser lo más objetivos posible, podemos contar con un sistema rotativo para elegir las vacaciones: todos los empleados tendrán oportunidad de elegir los primeros de forma rotativa, tratándose de uno de los sistemas más justos.

Sea cual sea el criterio seguido por las organizaciones para establecer el orden de prioridad, Recursos Humanos tiene una labor esencial: asegurarse que todos los compañeros conocen el funcionamiento correctamente.

2. Establece condiciones

Como comentamos, una vez desarrollados y razonados los criterios, desde el departamento de Recursos Humanos debemos compartir toda la información necesaria para que los empleados puedan organizarse, adaptarse y evitar malentendidos.

Además de esto, ya sea de manera más forma o a nivel departamental, es necesario que se establezcan los lineamientos para solicitar las vacaciones, comunicarlo y asegurarnos que se ha comprendido.

Algunos detalles que son necesarios señalar:

• Con cuánto tiempo de anticipación se deben pedir los días de vacaciones.
• Qué miembros del equipo no las pueden disfrutar a la vez.
• Hasta cuántos días seguidos se pueden disfrutar.
• Si hay épocas del año en las que es preferible no pedir vacaciones por la carga de trabajo, etc.

3. Haz un calendario de vacaciones de empleados

Después de estos pasos, ¡es el momento de calendarizar!

Nada mejor que tenerlo todo organizado y reflejado a primer golpe de vista, ¿no?

Pero realizar el cuadrante de vacaciones también puede suponer un reto para managers y Recursos Humanos. Por ello, debemos contar con herramientas que nos faciliten este trabajo y nos ayuden a paliar los posibles errores.

Excel siempre ha sido una alternativa a la hora de planificar las vacaciones de una empresa. Sin embargo, hoy en día podemos contar con nuevas tecnologías que nos permiten automatizar y obtener una organización óptima. Un ejemplo de ello, es un software de vacaciones y ausencias.

4. Apóyate en un software de RRHH para gestionar las vacaciones

Una vez más, la digitalización y las nuevas tecnologías vuelven a echarnos un cable.

Un software de vacaciones y ausencias nos ayudará a gestionar el proceso de manera automática, reduciendo la carga administrativa, facilitando el seguimiento y, por lo tanto, el margen de error será mucho menor.

¿No te has convencido? A continuación, veamos algunas razones por las que utilizar un software de gestión de vacaciones lo hará todo más sencillo.

¿Por qué utilizar un software de gestión de vacaciones?

En realidad, podemos darte muchas razones por las que emplear un software de gestión de vacaciones. Empezaremos por la que quizá es una de las más importantes: el ahorro de tiempo. Gestionar las vacaciones y ausencias de forma manual, o sin los medios técnicos adecuados, lleva una cantidad de tiempo y dedicación de recursos y esfuerzos.

Pero este no es el único beneficio que nos aporta la digitalización de la gestión de vacaciones. Ni mucho menos. Los días de descanso y las ausencias por permisos o bajas son fundamentales para que los empleados se sientan a gusto en la empresa. Y, por lo tanto, también debería serlo para esta misma.

“Un software específico puede ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas puramente administrativas”

Algunas de las otras principales ventajas de incorporar un software de vacaciones a tu organización son las siguientes:

• Simplificar la gestión administrativa de las vacaciones y ausencias.
• Calendario actualizado: con un software como Endalia HR, cada empleado tendrá su calendario siempre actualizado, de forma que pueda comprobar su disponibilidad de un solo vistazo.
• Visualiza las vacaciones de tu equipo: tener la posibilidad de ver los días de descanso de tus compañeros de equipo, agilizará la coordinación y evitará conflictos.
• Agilizar el proceso de solicitud de vacaciones, evitando errores relacionados con la tramitación de las solicitudes.
• Incrementar la comunicación entre managers y empleados.
• Llevar a cabo un seguimiento de las vacaciones solicitadas, propiciando una mejora en la planificación.
• Segmentar las vacaciones por empleados o equipos de trabajo.
• Integrar las vacaciones en los demás procesos de la organización.

Al final, la gestión de vacaciones de los empleados necesita de instrumentos adecuados para responder a las necesidades de la empresa y los trabajadores. Y un software que te permite una gestión digital y ágil, mejorará la experiencia del empleado y la organización en su conjunto.

¡No te olvides de desconectar!

Una vez que hemos visto cómo llevar a cabo la gestión de vacaciones en tu empresa, hay algo todavía más importante que no te hemos dicho: des-co-nec-ta.

Después de los meses de trabajo, los profesionales necesitan irse de vacaciones y desconectar para volver con las pilas más cargadas que nunca. A continuación, te dejamos algunos consejos que te ayudarán a disfrutar de tus días libres de verdad:

• Déjalo todo preparado y coordinado antes de irte. Uno de los pensamientos que nos acuden mientras estamos en la playa es que algo en la oficina no esté yendo como debería, que nos hayamos olvidado alguna tarea, o que un compañero nos necesite. Anticípate y, antes de comenzar tus vacaciones, déjalo todo listo: coordinarte con tus compañeros, programar, dejar algo en pausa o terminarlo, etc.
• Deja tu ordenador en la empresa.
• Limita el estar disponible.
• Apaga el teléfono de la empresa.
• Desinstala o silencia el correo electrónico en el móvil, chat corporativo o similares.

Dicho esto, solo nos queda desearte unas felices vacaciones… ¡Te esperamos a la vuelta!