Consejos para gestionar las vacaciones de los empleados. ¿Cómo organizar las vacaciones en la empresa?

Las vacaciones de verano ya están aquí, una de las épocas más esperadas del año. Sin embargo, gestionar las vacaciones de los empleados puede ser una tarea ardua y compleja para los managers y departamentos de Recursos Humanos. Cuadrar turnos, organizar calendarios y equipos, y programar ausencias puede convertirse en un verdadero rompecabezas, especialmente en organizaciones con un alto número de empleados.

Para una buena gestión de las vacaciones en la empresa, es crucial tener en cuenta cuestiones como conocer el orden de prioridad, los convenios y contratos, hacer un calendario de vacaciones de empleados y tener el software de gestión de vacaciones y ausencias adecuado. En este artículo, te damos consejos y tips para realizar una buena gestión de las vacaciones de tus empleados de tu organización y mantener todo bajo control con una política de vacaciones.

1. Establece un orden de prioridad

Normalmente, hay cierto sistema de prioridad en las compañías que marca qué empleados tienen prioridad y pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Se trata de un criterio a tener en cuenta para que Recursos Humanos y la organización puedan tomar una decisión en una situación de conflicto. El orden de prioridad se puede basar en lo siguiente:

a) Empleados con hijos

Para favorecer la conciliación familiar de los trabajadores, muchas organizaciones darán prioridad a la hora de pedir sus días libres a los trabajadores con hijos en edad escolar. De este modo, dichos trabajadores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares.

b) Antigüedad

La antigüedad en la empresa también puede ser un factor a tener en cuenta para establecer un orden de prioridad. Es una manera de compensar el compromiso y la fidelidad del empleado. De esta forma, aquellos trabajadores que más tiempo lleven trabajando en la organización, serán los primeros en escoger vacaciones.

c) Un sistema rotativo

Con este sistema, todos los empleados tendrán oportunidad de elegir los primeros de forma rotativa. Por ello, se trata de uno de los sistemas más justos.

Desde Recursos Humanos, es muy importante que establezcas de forma clara el orden de prioridad en la gestión de vacaciones. Una vez tengas desarrollados y razonados los criterios del orden de prioridad, es relevante que compartas también con la empresa dicho orden de prioridad. Los trabajadores deberán conocer este funcionamiento de manera que puedan organizarse, adaptarse y evitar conflictos y malos entendidos.

2. Ten en cuenta los convenios y contratos

Toda la información relativa al mínimo de vacaciones e incluso de las fechas en las que el trabajador no podrá solicitar vacaciones, deberían especificarse en el contrato.

La empresa, si es necesario, también puede establecer, en función de los altos volúmenes de trabajo, periodos de tiempo en los que el personal no pueda solicitar vacaciones. Asimismo, puede suceder lo contrario: que en determinados periodos los trabajadores deban usar sus vacaciones por bajo volumen de trabajo o cierre de la empresa.

El empleado debe conocer toda esta información y el responsable de Recursos Humanos también, teniendo este último la voz cantante a la hora de establecer y formalizar estos criterios.

3. Establece condiciones claras

Además de los convenios y contratos, es importante establecer condiciones claras para solicitar las vacaciones, comunicarlo y asegurarnos de que todos los empleados las comprendan. Algunos detalles que son necesarios señalar:

• Con cuánto tiempo de anticipación se deben pedir los días de vacaciones.
• Qué miembros del equipo no las pueden disfrutar a la vez.
• Hasta cuántos días seguidos se pueden disfrutar.
• Si hay épocas del año en las que es preferible no pedir vacaciones por la carga de trabajo, etc.

4. Haz un calendario de vacaciones de empleados

Teniendo en cuenta todo esto, ¡calendariza!

Hacer el cuadrante de vacaciones puede suponer un reto para managers y, especialmente, para Recursos Humanos. Cómo cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva puede resultar complicado. Nadie quiere toparse con las malas consecuencias de hacer un calendario de vacaciones mal planificado.

Es cierto que el Excel y otras herramientas similares han sido durante años una alternativa útil a la hora de planificar las vacaciones en una empresa. No obstante, actualmente, el avance en las nuevas tecnologías y en la automatización han generado soluciones mejores y que permiten una organización óptima. Un ejemplo de ello, es un software de vacaciones y ausencias.

5. Apóyate en un software de RRHH para gestionar las vacaciones y ausencias

Y, por último, usa el software de Recursos Humanos adecuado para gestionar las vacaciones y ausencias.

Endalia es una empresa especializada en Recursos Humanos con un software que engloba todos los procesos de este ámbito. Concretamente, el módulo de vacaciones y ausencias permite planificar el calendario de toda la organización. A través de una sencilla plataforma, los empleados podrán solicitar las vacaciones, ver sus vacaciones empleadas y por utilizar. Los managers y el área de Recursos Humanos pueden validar directamente a través de la plataforma las vacaciones solicitadas por los equipos.

Además, esta herramienta no solo es útil para gestionar las vacaciones, sino que también pueden definirse y solicitarse los distintos tipos de ausencias.

¿Por qué utilizar un software de gestión de vacaciones?

En realidad, podemos darte muchas razones por las que emplear un software de gestión de vacaciones. Empezaremos por la que quizá es una de las más importantes: el ahorro de tiempo. Organizar las vacaciones y ausencias de forma manual, o sin los medios técnicos adecuados, lleva una cantidad de tiempo y dedicación de recursos y esfuerzos.

Pero este no es el único beneficio que nos aporta la digitalización de la gestión de vacaciones. Ni mucho menos. Los días de descanso y las ausencias por permisos o bajas son fundamentales para que los empleados se sientan a gusto en la empresa. Y, por lo tanto, también debería serlo para esta misma.

“Un software específico puede ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas puramente administrativas”

Algunas de las otras principales ventajas de incorporar un software de vacaciones a tu organización son las siguientes:

• Simplificar la gestión administrativa de las vacaciones y ausencias.
• Calendario actualizado: con un software como Endalia HR, cada empleado tendrá su calendario siempre actualizado, de forma que pueda comprobar su disponibilidad de un solo vistazo.
• Visualiza las vacaciones de tu equipo: tener la posibilidad de ver los días de descanso de tus compañeros de equipo, agilizará la coordinación y evitará conflictos.
• Agilizar el proceso de solicitud de vacaciones, evitando errores relacionados con la tramitación de las solicitudes.
• Incrementar la comunicación entre managers y empleados.
• Llevar a cabo un seguimiento de las vacaciones solicitadas, propiciando una mejora en la planificación.
• Segmentar las vacaciones por empleados o equipos de trabajo.
• Integrar las vacaciones en los demás procesos de la organización.

Al final, la gestión de vacaciones de los empleados necesita de instrumentos adecuados para responder a las necesidades de la empresa y los trabajadores. Y un software que te permite una gestión digital y ágil, mejorará la experiencia del empleado y la organización en su conjunto.

¡No te olvides de desconectar!

Una vez que hemos visto cómo gestionar las vacaciones en tu empresa, hay algo todavía más importante que no te hemos dicho: des-co-nec-ta.

Después de los meses de trabajo, los profesionales necesitan irse de vacaciones y desconectar para volver con las pilas más cargadas que nunca. A continuación, te dejamos algunos consejos que te ayudarán a disfrutar de tus días libres de verdad:

• Déjalo todo preparado y coordinado antes de irte. Uno de los pensamientos que nos acuden mientras estamos en la playa es que algo en la oficina no esté yendo como debería, que nos hayamos olvidado alguna tarea, o que un compañero nos necesite. Anticípate y, antes de comenzar tus vacaciones, déjalo todo listo: coordínate con tus compañeros, programa, deja algo en pausa o termínalo, etc.
• Deja tu ordenador en la empresa. Esto te ayudará a desconectar completamente y evitar la tentación de trabajar durante tus días libres.
• Limita el estar disponible. Establece límites claros sobre tu disponibilidad y comunícalos a tu equipo antes de irte de vacaciones.
• Apaga el teléfono de la empresa. Mantén tu teléfono de trabajo apagado para evitar interrupciones y poder relajarte.
• Desinstala o silencia el correo electrónico en el móvil, chat corporativo o similares. Esto te permitirá disfrutar de tus vacaciones sin distracciones laborales.

Dicho esto, solo nos queda desearte unas felices vacaciones… ¡Te esperamos a la vuelta!