HR time management: la gestión de tiempo en la empresa

La gestión del tiempo o Time Management, desde el punto de vista de Recursos Humanos, es clave para la gestión empresarial y para el buen funcionamiento de la organización. Gestionar bien todos los procesos vinculados con el tiempo también es fundamental para el engagement de los empleados. No obstante, pueden surgir algunas preguntas en relación con el Time Management: ¿Qué es la gestión de tiempo? ¿Cómo puedo gestionar el tiempo en mi empresa y hacer un seguimiento del tiempo de mis empleados? En este artículo, responderemos estas cuestiones.

La gestión y el control de tiempo es esencial en todo tipo de negocios. Del mismo modo, también hay que asegurarse de implementar la solución adecuada de Time Management. Gracias al desarrollo de la tecnología, las herramientas, softwares y sistemas digitales, los responsables, directivos y encargados de RRHH pueden gestionar el tiempo en su compañía de forma eficiente y mantenerlo bajo control.

¿Qué es la gestión de tiempo o time management?

La gestión de tiempo se refiere a la forma en la que las empresas registran las horas de trabajo de sus empleados y su asistencia. Dentro de la gestión del tiempo, podemos encontrar 5 grandes bloques, que definiremos a continuación: vacaciones, ausencias, planificación y turnos, bajas laborales y registro de jornada (time tracking).

Los resultados que puede producir en una compañía el seguimiento y manejo eficiente del tiempo son los siguientes:

• Transparencia en los procesos de trabajo.
• Mayor responsabilidad en los empleados y equidad.
• Comprensión de la facturación y eficiencia operativa.
• Planificación, control y registro horario y de asistencia.
• Conocimiento de dónde es mayor la demanda de recursos.
• Seguimiento y planificación del presupuesto.
• Aumento del engagement del empleado.

Controlar y gestionar el tiempo en la empresa gracias a los sistemas de gestión de tiempo

Una de las mejores formas de llevar a cabo el Time Management de la empresa es mediante un sistema de gestión del tiempo adecuado que ayude a mantener todo bien organizado, de manera que todos los procesos vinculados (vacaciones, ausencias, planificación y turnos, bajas laborales y registro de jornada) queden integrados en un mismo sistema. Todo esto te permitirá guardar una coherencia en los datos, evitar errores y agilizar el proceso tanto para los empleados, como para managers y Recursos Humanos. Asimismo, gracias a un software de este tipo, será posible que desde RRHH hagas seguimiento y recopiles los KPIs necesarios.

Así, si es fácil de integrar y ejecutar, podrás liberar tiempo para invertirlo en trabajo más estratégico. A continuación, te mostramos algunas de las particularidades que ofrece un buen sistema de gestión de tiempo:

Configurar las vacaciones y ausencias de la empresa

El concepto de vacaciones laborales hace referencia a un periodo de días determinados al año en el que el trabajador interrumpe sus actividades laborales para descansar pero mantiene el sueldo, es decir, el periodo de vacaciones laborales es remunerado. Este descanso remunerado es obligatorio e inamovible, por lo que todos los trabajadores tendrán derecho a unas vacaciones laborables por ley. Por otro lado, una ausencia es una circunstancia ajena a las bajas, por la cual un empleado puede ausentarse del puesto de trabajo.

Un sistema de gestión de tiempo permite administrar el calendario laboral y los turnos de los empleados, lo que hará posible gestionar de manera programar el trabajo de forma precisa durante todo el año. Para ello habrá que tener en cuenta una serie de factores como el sector de la empresa, sus épocas de más volumen de trabajo, las situaciones de los distintos equipos y, por supuesto, también guardar un equilibrio para con las necesidades de los empleados.

Planificación de turnos

La gestión eficiente de tiempo que puedes conseguir gracias a una herramienta de calidad te va a permitir visualizar el trabajo y el tiempo que se está invirtiendo para descubrir las tareas que requieran mayores recursos y, de esta forma, poder modificar los turnos y emplear al personal necesario para cubrirlas.

Bajas laborales

La baja laboral se da cuando un trabajador no puede hacer sus labores normales por razones de salud. Cuando un trabajador está incapacitado temporalmente, la empresa tiene la obligación de darle el sueldo completo a pesar de no laborar. La duración en la que el empleado es subsidiado depende del tipo de baja laboral.

Para estas gestiones es relevante contar con un software de Recursos Humanos que tenga la capacidad de guardar los archivos importantes de cada trabajador de manera digital (Contratos laborales, anexos, certificados, documentación personal…). Todo en un solo lugar. Asimismo, facilitando también las gestiones vinculadas con la solicitud de baja al máximo.

Registro de entrada, salida y asistencia de los empleados

Un software de planificación del tiempo proporciona un seguimiento sobre el registro de jornada obligatorio de tus empleados, evita el absentismo laboral, posibilita la gestión de horarios y cuantifica las horas extra. Además, ahora más que nunca que las organizaciones están apostando por el teletrabajo y por modelos mixtos de asistencia, se hace crucial digitalizar este proceso para que los empleados puedan realizar estas gestiones en cualquier momento y lugar.

Integrar la gestión del tiempo

Es importante que podamos tener integrada en un solo sistema toda la gestión del tiempo: Un solo sistema no puede tener todas las funciones que quieres. Así que lo que necesitas son integraciones. Hay muchas soluciones de gestión del tiempo que te permiten la integración con otros programas y herramientas. Puedes, por ejemplo, integrarlo al software de recursos humanos para obtener soluciones integradas y la posibilidad de gestionar el progreso del trabajo de forma más eficiente en tu compañía.