5 principales ventajas de usar un Software de Recursos Humanos en tu empresa

Que las empresas crecen es una realidad, es la finalidad para lo que han sido creadas, aumentar cada vez más su volumen de negocio para hacerse más rentables. Pero, ¿cómo un software de Recursos Humanos puede ayudarles a hacerlo?

Uno de los principales problemas en el crecimiento de una empresa es no estar preparado a nivel operativo para los futuros cambios que se aproximan, y uno de los departamentos que más sufren es, indudablemente, el de Recursos Humanos.

Ante esta saturación de los departamentos, la acción principal que toman las empresas suele ser el aumento de personal (y en muchos casos, es la única), sin embargo, existe una alternativa que, aunque no siempre es posible, trae mejores resultados: la digitalización.

Por ello, a continuación, te presentamos las 5 principales ventajas de usar un software de RRHH en tu empresa:

1. Aumenta hasta un 40% la productividad

Muchas veces tendemos a pensar que la productividad es una variable propia de cada individuo, dependiente de la cantidad de trabajo que pueda desempeñar, pero esto no es verdad, existen otras variables más controlables (como la digitalización) que pueden aumentarla. ¿Cómo? Automatizando tareas.

La automatización mediante un software de RRHH puede transformar significativamente la gestión de recursos humanos.

En lugar de requerir un equipo numeroso para manejar tareas como el registro horario de empleados, la planificación de vacaciones, la evaluación de objetivos y desempeño, la elaboración de nóminas, entre otras responsabilidades, este software permite centralizar y simplificar estas funciones.

Como resultado, el equipo de RRHH se puede reducir en tamaño, permitiendo que los profesionales se concentren en otras tareas críticas, aumentando así la eficiencia del departamento.

2. Reducción de costes por la escalabilidad

Análogamente al punto anterior, un aumento de la productividad de los trabajadores reduce los costes de los trabajadores, puesto que con menos personal podemos atender más tareas que antes. Pero esto no queda solo aquí y aparece el concepto de la escalabilidad.

Ahora, al ser más productiva cada persona del departamento de RRHH, conforme la empresa siga creciendo, el personal de este departamento está más preparado, y no se necesita tanta gente en el equipo, reduciendo así los costes de personal.

Por ejemplo, si una empresa pasa de 50 a 100 empleados y podían ser gestionados con tan solo dos personas, una solución podría ser la contratación de otras dos personas, pero también con la adquisición de un software de RRHH, con la incorporación de una sola persona sería suficiente. Además, si en los dos próximos años la empresa pasa de 100 a 200 empleados, la empresa se vería obligada a incrementar su plantilla de RRHH hasta ocho personas, sin embargo, con la adquisición de un software de RRHH (y su consecuente aumento de productividad), con tan solo cinco personas sería suficiente.

El primer ejemplo ilustra una inversión lineal en recursos humanos: cuando una empresa crece de 50 a 100 empleados, el equipo de RRHH se duplica de dos a cuatro personas, y luego se duplica nuevamente de cuatro a ocho personas al expandirse de 100 a 200 empleados.

Sin embargo, al adoptar un software de RRHH, la empresa se mueve hacia una solución más escalable. A pesar del aumento en el número de empleados, la necesidad de personal de RRHH no aumenta proporcionalmente gracias a la mayor productividad individual que facilita el software. Así, incluso con un crecimiento significativo de la empresa, solo se necesitan cinco personas en el equipo de RRHH, demostrando la eficiencia y escalabilidad de esta solución.

3. Gestión del dato único

Los datos han revolucionado las compañías, y una correcta gestión de estos puede traer una diferencia muy sustancial en la empresa. Un ejemplo de ello en el campo de los Recursos Humanos es la gestión del dato único, en la que la información de cada empleado quede recogida en un mismo lugar.

Para esto, es crucial que la gestión de datos de recursos humanos se centralice en una única herramienta. Esto garantiza la interoperabilidad de toda la información, permitiendo que los datos de diferentes áreas estén correlacionados y actualizados en tiempo real.

Por ejemplo, si un empleado registra ocho horas extras en el último mes, este registro debe reflejarse automáticamente en su nómina con el correspondiente aumento. Del mismo modo, estas horas extras podrían convertirse en días adicionales de vacaciones en su gestión de tiempo libre, si así lo establece la política de la empresa para regularizar las horas extras. Esta integración asegura una gestión coherente y eficiente de los recursos humanos, alineando todos los aspectos relacionados con el tiempo de trabajo y las compensaciones.

Por ello, es muy importante tener una misma herramienta integral para todos los procesos de RRHH y no diferentes estancas, ya que se perderá muchísima información que impedirá la automatización de tareas y su consecuente disminución en la productividad y ahorro en costes como hemos visto en los puntos anteriores.

Por último, asegúrate de que tu software de RRHH te permita gestionar también la nómina (aunque decidas no incluirla inicialmente), puesto que la gran mayoría de procesos de RRHH terminan desembocando en el cálculo de la nómina, y es donde más ventajas va a poder aportar la herramienta.

Desde Endalia, el cálculo de nómina lo gestionamos internamente, lo que nos permite la gestión del dato único sin la dependencia de terceros para su cálculo.

4. Analíticas del departamento

La gestión de datos va mucho más allá que una mejora de las tareas operativas de RRHH y tiene también una visión mucho más estratégica, permitiendo a la empresa recolectar todos esos datos y mostrarlos sobre un cuadro de mando para estudiar y analizar los ratios más importantes para el departamento en tiempo real: índice de rotación de empleados, tasa de absentismo laboral, coste de contratación, nivel de satisfacción de los empleados y muchos más índices permitirán a la empresa conocer cuáles son sus puntos fuertes y que puntos debería focalizar para mejorar la eficiencia del departamento.

Además, otro punto muy importante es el cálculo del ROI del departamento de RRHH, que permitirá mostrar a la directiva la mejora de la rentabilidad del departamento y justificar las acciones y medidas que estén llevando a cabo.

El software de Recursos Humanos Endalia HR te permite extraer métricas e informes de los diferentes procesos de gestión de talento, para que puedas tomar decisiones basadas en datos reales.

5. Mejora la experiencia del empleado

Ya, por último, hay que indicar que todos estos cambios organizativos no solo tienen un impacto directo en la propia gestión del departamento de RRHH como hemos visto en los puntos anteriores, sino que hacen partícipes a cada uno de los miembros de la empresa.

Poder registrar jornada de una manera automática desde la aplicación web o el móvil, poder pedir vacaciones sin tener que enviar decenas de correos electrónicos con el responsable del departamento y validar con recursos humanos, poder revisar y descargar la nómina de cualquier mes en cualquier momento y otras muchas cosas más es un lujo para los empleados.

Hacer más fácil el día a día de los trabajadores también influye en su bienestar laboral, se sienten más comprometidos con la empresa que les aporta estas facilidades y demuestra una empresa con valores digitales y punteros en su sector, independientemente de cuál sea.

Y quizás este punto es el más importante, debido a que, pese a mejoras sustanciales en tareas operativas, estratégicas, ahorro de costes y mejora de productividad, el principal objetivo del departamento de Recursos Humanos son las personas como principal elemento de la organización.

Y mejorar la experiencia del empleado en ella es lo más importante para nosotros, ¿verdad?