¿Cómo ser más productivo? Conclusiones de un estudio a nivel mundial

Si deseas ser más productivo, debes desarrollar una serie de hábitos específicos como planificar tu trabajo en función de tus principales prioridades, establecer objetivos, desarrollar técnicas para gestionar la sobrecarga de tareas o comprender las necesidades de tus compañeros. En el siguiente artículo, profundizamos en las claves de cómo ser más productivo, analizando las investigaciones llevadas a cabo por Harvard Business Review.

¿Te calificarías como altamente productivo?

En el siguiente artículo, ahondamos en las averiguaciones de Robert C. Pozen y Kevin Downey en “What Makes Some People More Productive Than Others”, publicadas en Harvard Business Review.

El pasado año, estos autores publicaron una encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida como los hábitos estrechamente asociados con “lograr más cada día”. La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su horario, hacer frente a los mensajes, hacer mucho, realizar reuniones efectivas, perfeccionar las habilidades de comunicación y delegar tareas a otros.

Después de limpiar los datos, obtuvieron un conjunto completo de respuestas de 19.957 encuestados en los seis continentes. Hay que tener en cuenta que las calificaciones de esta encuesta fueron autoevaluaciones de hábitos y no medidas objetivas de la productividad de las personas. Nos obstante, los resultados ofrecen información y conclusiones sobre los desafíos de productividad a los que se enfrentan los profesionales.

Análisis de los resultados

En los resultados, destacaron tres patrones generales: en primer lugar, trabajar más horas no significa necesariamente una mayor productividad personal. Trabajar de manera más inteligente es la clave para lograr más de sus principales prioridades cada día. En segundo lugar, la edad y la antigüedad estaban altamente correlacionadas con la productividad personal: los profesionales de más edad y más altos registraron puntuaciones más altas que los colegas junior y más jóvenes. Tercero, las puntuaciones generales de productividad de los profesionales masculinos y femeninos fueron casi las mismas, pero hubo diferencias de género en hábitos particulares que promueven la productividad personal.

Más específicamente, los resultados revelaron que los profesionales con los valores de productividad más altos tendían a tener buenos resultados en los mismos grupos de hábitos. Planificaron su trabajo en función de sus principales prioridades y luego actuaron con un objetivo definido. Desarrollaron técnicas efectivas para administrar un alto volumen de información y tareas. Y entendieron las necesidades de sus colegas: reuniones cortas, comunicaciones receptivas e instrucciones claras.

Por geografía

En geografía, América del Norte está en medio en cuanto a puntuaciones de productividad se refiere, a pesar de que los estadounidenses tienden a trabajar más horas. La puntuación de América del Norte fue significativamente más baja que para los encuestados de Europa, Asia y Australia. Por otro lado, la puntuación de productividad de América del Norte fue significativamente más alta que para los residentes de América del Sur y África (aunque estas eran zonas en las que se tenía una menor muestra de encuestados).

Profundizando en los datos, se descubre que las puntuaciones de productividad más altas para Europa, Asia y Australia se debieron a hábitos fuertes en áreas como los horarios diarios, no revisan constantemente los mensajes, se enfocan en el producto final y piensan cuidadosamente antes de leer o escribir.

Por género

Si bien la encuesta arrojó diferencias significativas en las puntuaciones de productividad por continente, mostró diferencias mínimas entre los encuestados masculinos y femeninos. En general, los encuestados fueron 55% hombres y 45% mujeres.

Sin embargo, sí hubo diferencias en determinados comportamientos productivos. Las mujeres tendían a obtener una puntuación particularmente alta cuando se trataba de organizar reuniones efectivas: las mujeres tenían más probabilidades que los hombres de enviar una agenda por adelantado, mantener las reuniones a menos de 90 minutos y terminar las reuniones con un acuerdo sobre los próximos pasos. También era más probable que prepararan sus calendarios la tarde anterior y respondieran rápidamente a correos electrónicos importantes.

Por el contrario, a los hombres les fue particularmente bien cuando se trataba de lidiar con un alto volumen de mensajes: no mirar sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y omitir los mensajes de bajo valor. Los hombres también eran más propensos que las mujeres a informar de que tenían espacios libres en sus horarios diarios, llegar rápidamente al producto final y redactar esquemas antes de escribir notas.

Por edad y antigüedad

Además, se analizaron las respuestas por por edad y antigüedad. Las puntuaciones de productividad de los encuestados aumentaron sistemáticamente a medida que envejecían. Esta tendencia parece reflejar los beneficios de aprender de años de experiencia sobre cómo trabajar de manera más inteligente. Esta alta puntuación principalmente se debía a sus hábitos más fuertes en cuatro áreas: desarrollar rutinas para actividades de bajo valor, administrar el flujo de mensajes, organizar reuniones efectivas y delegar tareas a otros.

La historia fue similar en lo que respecta a la antigüedad. Las puntuaciones de productividad aumentaron sistemáticamente con niveles sucesivamente más altos de antigüedad. Esto puede sugerir que los profesionales de negocios alcanzan niveles más altos de antigüedad en parte al cultivar buenos hábitos de productividad (o viceversa, las personas con cargos más altos luego tienen que ser más productivas). Sin embargo, más encuestados de alto nivel lograron una alta productividad gracias a una mejor planificación de sus horarios, a hacer mucho y a mejorar sus habilidades de comunicación.

Los profesionales con más productividad

Los profesionales con la productividad más alta eran particularmente expertos en superar la dilación, llegar al producto final y centrarse en los logros diarios. Las calificaciones bajas en estos tres hábitos fueron reportadas típicamente por profesionales con las puntuaciones de productividad más bajas. Además, los profesionales con mayor productividad fueron mucho mejores en la planificación anticipada: revisaron los horarios la noche anterior, enviaron agendas de reuniones y establecieron métricas de éxito para sus equipos. Los profesionales con menor productividad obtuvieron valores bajos en estos aspectos de la planificación anticipada. Tampoco dejaron espacios abiertos en sus horarios y no usaron esquemas antes de escribir notas.

Conclusiones y recomendaciones para ser más productivo

Entonces, ¿qué conclusiones deben extraer los profesionales de los resultados de la encuesta? Si deseas ser más productivo, debes desarrollar una serie de hábitos específicos.

Primero, planifica tu trabajo en función de tus principales prioridades y luego actúa con un objetivo definido.

• Revisa tu horario diario la tarde anterior para enfatizar sus prioridades. Al lado de cada cita en su calendario, anota tus objetivos.
• Envía una agenda detallada a todos los participantes antes de cualquier reunión.
• Al embarcarse en grandes proyectos, esboza conclusiones preliminares lo antes posible.
• Antes de leer cualquier material de longitud, identifica tu propósito específico para ello.
• Antes de escribir algo extenso, compón un esquema con un orden lógico para ayudarte a mantenerte en el camino.

En segundo lugar, desarrolla técnicas efectivas para gestionar la sobrecarga de información y tareas.

• Convierte los procesos diarios, como vestirse o desayunar, en rutinas para no perder el tiempo pensando en ellos.
• Deja tiempo en tu agenda diaria para hacer frente a emergencias y eventos no planificados.
• Verifica las pantallas en tus dispositivos una vez por hora, en lugar de cada pocos minutos.
• Omite la mayoría de sus mensajes mirando el asunto y el remitente.
• Divide los proyectos grandes en piezas y recompénsate por completar cada pieza.
• Delega a otros, si es posible, tareas que no promuevan sus principales prioridades.

Tercero, comprende las necesidades de tus colegas para reuniones cortas, comunicaciones receptivas e instrucciones claras.

• Limita el tiempo de cualquier reunión a 90 minutos como máximo, pero preferiblemente menos. Termina cada reunión delineando los próximos pasos y la responsabilidad de esos pasos.
• Responde de inmediato a los mensajes de personas que son importantes para usted.
• Para captar la atención de una audiencia, hable de algunas notas, en lugar de leer un texto preparado.
• Establece objetivos claros y métricas de éxito para los esfuerzos de cualquier equipo.
• Para mejorar el rendimiento de tu equipo, instituye procedimientos para evitar futuros errores.

En cuarto lugar, también es muy importante hacer uso de las herramientas adecuadas que se encargan de automatizar determinados procesos y te ayudan a organizarte y, por ende, te hacen más productivo.