¿Cómo mejorar la productividad en las empresas?

¿Quién no quiere ser súper productivo? La productividad está en boca de todos, y es que, qué bien sienta cuando “tu día ha sido muy productivo”.

Aunque no existe una ciencia cierta sobre las condiciones que tienen que darse para que la productividad exista, sí podemos poner en marcha acciones para intentar sacarla a la luz en el ámbito laboral. ¡Y estás en el lugar adecuado para descubrirlas!

¿Qué es la productividad empresarial?

Podemos definir la productividad laboral o empresarial como el conjunto de acciones que se realizan para cumplir con los objetivos de la organización, conociendo la cantidad de recursos utilizados y comparándolos con los resultados obtenidos.

Es decir, es la cantidad de trabajo provechoso que se realiza en un tiempo determinado.

Esta cantidad de trabajo útil debe ser la máxima posible, y debe ir en aumento para rentabilizar al máximo las jornadas laborales.

¿Por qué es importante optimizarla?

Nos encontramos en tiempos en los que las nuevas tecnologías y la información constante a la que estamos expuestos interfieren en nuestro rendimiento. Por ello, es importante conocer cómo focalizarnos en lo que estamos haciendo para aumentar la productividad en el trabajo y rentabilizar nuestras tareas.

Si queremos que un negocio prospere, es necesario conocer la importancia de la productividad laboral, saber cómo medirla y conocer qué factores pueden contribuir a fomentarla. Además, esto nos permitirá detectar puntos débiles o áreas en las que la organización podría mejorar y ayuda a tomar mejores decisiones.

Se trata además de un aspecto muy relacionado con el Employee Experience o la experiencia de los empleados.

Y ahora… la pregunta del millón: ¿cómo aumentar esta productividad en las organizaciones? A continuación, te proponemos algunos tips para mejorar la productividad, tanto por parte de la organización y directivos, como por parte de los propios trabajadores.

Mejoras por parte de la organización

La importancia de medir

Lo que no se mide no se puede mejorar. De nada nos servirá invertir tiempo, recursos y dinero en nuevos proyectos, formación, nuevas líneas de negocio, o la compra de una nueva herramienta (entre otras muchas acciones), si no tenemos unos indicadores claros que nos orienten acerca de la marcha de esas mejoras.

Nuestra recomendación es fijar unos KPIs, tomar métricas antes y después de realizar la acción, y comparar resultados para ver si efectivamente hemos aumentado nuestra productividad y experimentado mejoras o si, por el contrario, no nos están sirviendo para lograr nuestros objetivos y debemos tomar decisiones y cambios.

Crea el mejor equipo de trabajo

Partiendo de la base de que las personas son el mayor activo de toda organización, crear un equipo adecuado con personas que encajen entre sí y se complementen a nivel laboral, te ayudará a aumentar la productividad de la empresa.

Consigue un equipo que plantee estrategias, ideas, tácticas e innovaciones para alcanzar los diferentes objetivos. Esto implica contratar y ubicar a cada empleado en un área en la que pueda brindar mayor valor a la organización. Asimismo, en una posición que reciba atención, apoyo, nutrición y capacitación.

Además de colocar a cada trabajador en el lugar adecuado, no podrás olvidar apoyar sus ideas, otorgarles responsabilidades, fomentar su desarrollo a través de la formación, y estimular la colaboración.

Mejora el registro de jornada

Desde 2019, en España es obligatorio llevar un registro de jornada de los trabajadores de toda empresa. Pero muchas organizaciones siguen contando con sistemas de fichaje algo arcaicos que aportas más impedimentos que beneficios.

La idea de mejorar el sistema de registro de jornada en tu organización es facilitar el día a día a las personas de la misma, no añadir una tarea más a su ya apretada agenda.

Un software de registro horario y planificación como el de Endalia te permite gestionar y hacer seguimiento fácilmente del registro de jornada de todas las personas de la organización. Beneficiando también a los trabajadores, permitiéndoles ahorrar tiempo, fichar desde cualquier dispositivo y optimizar el ajuste de la planificación.

Ah, ¡y ten en cuenta el teletrabajo! Si buscamos productividad y bienestar laboral, el teletrabajo es, sin duda, un aspecto fundamental hoy en día. Así que deberemos de contar con un registro de jornada adaptado a las personas que trabajen fuera de la oficina.

Automatiza

Dota a los trabajadores de herramientas que le permitan centrase en sus tareas principales (que realmente aportan valor) y ahorrar el tiempo dedicado a tareas más administrativas.

Nadie puede negar que la tecnología ha llegado para facilitar nuestro día a día, tanto en la vida personal como profesional de las personas. En las organizaciones, la automatización es un concepto que puede transformar enteramente la forma de trabajar y esto, a veces, causar miedo o rechazo. Pero sin duda, la automatización nos lleva a aumentar la productividad y abaratar costes.

En Endalia trabajamos con nuestro software integral de Recursos Humanos y Nómina que facilita el día a día de los departamentos de organización y personas, y el de todos los miembros de la organización.

Realiza sesiones de feedback y evaluaciones de desempeño

Otro aspecto que afecta directamente a la productividad y motivación del empleado, es que este disponga de unos objetivos y métricas claras sobre lo que se espera de su trabajo. Contar con una evaluación del desempeño y gestión de objetivos es fundamental para definir metas y alcanzar objetivos.

Mantener reuniones de feedback periódicas entre responsable y empleado, permite analizar el desempeño de los últimos y, respaldándose en los datos obtenidos de la evaluación de desempeño, tomar medidas para aumentar o mantener la productividad.

Crea un sistema de trabajo flexible

Los modelos de trabajo están cambiando. Ya no se ven necesarias “las 8 horas en la oficina” para sacar el trabajo adelante y ser igual o más productivos.

La capacidad de distribuir el trabajo de forma flexible, en base a objetivos y sin necesidad de estar sujeto a un horario inamovible, solo será posible si existe un sistema de medición que consigne el grado de cumplimiento de esos objetivos y la manera en la que se han conseguido.

Motiva a los equipos e incrementa el bienestar laboral

No hay nada más improductivo que un trabajador desmotivado.

Tener empleados felices y satisfechos es la vía más directa para incrementar la productividad y la fidelidad de la plantilla.

La motivación empresarial es necesaria para mantener la actitud positiva de los empleados y que comprendan que sus tareas y el trabajo que desempeñan es una pieza clave para el funcionamiento de toda la organización y su rentabilidad.

Trabajar el salario emocional de los trabajadores resultará imprescindible para asegurar su motivación y consecuente productividad. Aspectos como potenciar el desarrollo profesional, reconocer sus logros, facilitar la conciliación de la vida familiar y profesional, una correcta comunicación interna o contar con espacios de trabajo e instalaciones agradables, aumentarán el bienestar de las personas de la organización.

Mejoras por parte de los trabajadores

Planifica tu jornada

Perderás unos minutos al día, pero ganarás mucho tiempo a lo largo de la semana. La mejor forma de aumentar la productividad individual es planificar cada jornada. Esto te hará tener una visión global de todas las tareas pendientes para la semana, y cómo distribuirlas a lo largo de los días.

Además, planificar tu jornada también te ayudará a priorizar y a saber por dónde continuar cada vez que finalices una tarea.

Trabaja con descansos

Mejorar la productividad no consiste en trabajar más, consiste en trabajar mejor. A todos nos gustaría trabajar toda la jornada sin distracciones, ¡pero esto no es posible! Numerosos estudios que afirman que los descansos son beneficiosos para el rendimiento, necesarios para reactivar el cerebro, y fundamentales para enfrentarse a nuevas tareas con energía.

Así que, organiza tus tareas en bloques y no olvides de descansar y desconectar entre bloque y bloque.

Mantén ordenado tu lugar de trabajo

El caos será el peor enemigo de tu productividad. Es muy complicado ser productivo en un ambiente de trabajo caótico. Mantén tu escritorio organizado, limpio y ordenado para facilitar el desempeño de todas tus tareas.  Además, una zona de trabajo en orden y limpia es capaz de estimular y facilitar la concentración.

Aprende a decir que no

Si nos has hecho caso y has planificado tu jornada, ahora debes ser fiel a esta planificación. Aprender a decir que no es fundamental para no perder el tiempo en tareas insignificantes que no aportan beneficios a la compañía.

Puede parecer obvio, pero no siempre lo cumplimos.

Desconecta

Por último, pero no menos importante, aprende a desconectar. Una vez hayas cumplido con todos estos puntos, toca desconectar. Si quieres ser productivo tendrás que aprender a desconectar cuando cierres el ordenador y despejar tu mente a través de tus hobbies, deporte, o tiempo de calidad fuera del horario laboral.