¿Cómo calcular nóminas paso a paso?

En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para crear nóminas paso a paso.

Seguro que ya sabes qué es una nómina y en qué consiste. Pero no está de más repasar los conceptos principales. Las nóminas son un documento básico de cualquier negocio que cuente con trabajadores contratados. Se trata del documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado. Pero una nómina es mucho más. Se trata de una factura en la que se refleja la relación existente entre empresa y empleado, y en la que aparecen datos relevantes a tener en cuenta para el empleado, como es la aportación del trabajador a la Seguridad Social y la retención aplicada de IRPF.

Es muy importante que, tanto desde el punto de vista de empresa como desde el punto de vista de trabajador, conozcas toda esta información, ya que las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y han de recoger toda la información necesaria de modo legal y correcto.

Qué debes saber antes de generar una nómina

A la hora de calcular la cantidad final de la nómina que recibe el empleado, hay que tener en cuenta distintos factores. A continuación, te damos las claves que debes saber antes de generar una nómina:

  • Tipo de contrato:

    Has de diferenciar entre un contrato indefinido o fijo y un contrato temporal o de duración determinada, entre un contrato a jornada parcial y un contrato a jornada completa… Esto es importante porque el tipo de contrato influye en otros aspectos como, por ejemplo, en el porcentaje que se cotiza en la seguridad social y en el tanto por ciento que se retiene de IRPF, lo cual está ligado al sueldo total que se perciba y, por tanto, a la nómina.

  • Situación personal del trabajador:

    Para calcular el IRPF, es muy importante conocer algunos aspectos de la vida personal del empleado, como si está casado, si tiene hijos o personas que están a su cargo.

  • Convenio colectivo:

    El convenio colectivo de aplicación influye en los complementos salariales que vaya a recibir el trabajador. También afecta a las horas extras y a otras percepciones no salariales, como pueden ser las dietas.

  • Paga extra:

    Para aplicar el IRPF, es importante conocer también si los pagos van a ser prorrateados o no.

  • Bajas:

    Si el empleado ha estado de baja de cualquier tipo, ello también afectará en la nómina.

Cómo crear una nómina

En la siguiente explicación sobre cómo crear una nómina, vamos a empezar con la generación de una nómina común: mensual, sin bajas y con las pagas prorrateadas (ya que puede haber muchos detalles y excepciones a la hora de crear una nómina).

Vamos allá…

1. Encabezado de nómina

La nómina siempre ha de comenzar con los datos de la empresa y del trabajador, así como la fecha de la nómina.

  • Datos de la empresa:

    nombre legal de la empresa, domicilio fiscal, CIF, código de cuenta de cotización (se trata del número que la Tesorería General de la Seguridad Social da a los empresarios y responsables del pago de cuotas a la SS).

  • Datos del trabajador:

    nombre completo, DNI, número de afiliación a la SS, grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o ingreso a la empresa y código de contrato.

  • Periodo de liquidación:

    mes trabajado al que hace referencia la nómina en concreto, incluyendo la fecha de inicio, de finalización y el total de días.

2. Devengos

En esta parte de la nómina, se encuentran los conceptos salariales que el empleado en cuestión ha generado en el mes trabajado, sin la aplicación de ninguna deducción. La suma de estos conceptos salariales da como resultado el salario bruto del empleado, que irá especificado en la nómina como total devengado. Los devengos se dividen en:

  • Percepciones salariales

    • Salario base: cantidad que el empleado percibe y no puede ser menor a lo establecido en su convenio de aplicación.
    • Complementos salariales: cantidades extraordinarias que el trabajador recibe por su trabajo (como plus por convenio, antigüedad, nocturnidad, extras o variables en función de objetivos…). Dichos complementos se dividen en ad personam (personales) y de trabajo, en función de si vienen determinados por las características del trabajador en cuestión o bien por las del trabajo.
    • Horas extraordinarias: si la persona ha trabajado horas extras por encima de su horario laboral, estas deberán ser remuneradas y deberán constar en su nómina.
    • Pagas extraordinarias: en función del convenio y acuerdo empleado-empresa, dichas pagas extras serán prorrateadas en el sueldo mensual (12 pagas) o bien aplicar dos pagas extra (14 pagas). La cantidad pertinente también debe estar reflejada en la nómina.
    • Mejoras voluntarias: cuando parte del sueldo se ofrece como sueldo en especie o retribución flexible, los montos deben aparecer en la nómina. Hay que tener en cuenta que lo que el empleado cobra en especie no puede superar el 30% de su salario bruto.
  • Percepciones no salariales

Indemnizaciones o suplidos, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos… Cualquier percepción extra que compense los gastos del trabajador durante el desarrollo de su trabajo, como puede ser todo lo relacionado con viajes y gastos (dietas, kilometraje, transporte, etc.).

Estas percepciones no cotizan a la Seguridad Social.

3. Deducciones

Cantidades que van a descontarse de los devengos y que, como resultado, serán el salario neto del trabajador. Hay diferentes tipos de deducciones a tener en cuenta:

  • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta:

    las aportaciones que el trabajador hace a la Seguridad Social vienen de la suma de diferentes deducciones que se calculan restando un determinado tanto por ciento a la base de cotización del empleado. Dichas deducciones se dividen en: contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% si el contrato es de tipo indefinido o 1,60% si el contrato es de duración determinada), formación profesional (0,10%), horas extraordinarias normales (4,70%) y horas extraordinarias de fuerza mayor (2%).

    En la web de la Seguridad Social se pueden comprobar las bases mínimas y máximas según la categoría profesional o grupo de cotización y cómo calcular la base de cotización de un trabajador.

  • IRPF:

    el IRPF se calcula en función de los ingresos del empleado y su situación personal particular. No hay un mínimo a tributar en IRPF pero hay situaciones concretas, como por ejemplo, cuando haya un trabajador con contrato por obra o temporal con una duración inferior a un año. En este caso, se tendrá que aplicar una deducción de un 2% (a pesar de que en la calculadora sea un 0%).

  • Anticipos:

    únicamente se cumplimenta si la organización adelanta parte del salario al empleado.

  • Valor de los productos recibidos en especie:

    esta cantidad que aparece en la sección de devengos también ha de incluirse en las deducciones. Con la retribución flexible, el empleado decide usar parte de su sueldo a favor de determinados productos y servicios que ofrece la empresa, por lo que se le resta su precio en la parte de deducciones.

  • Otras deducciones:

    cuotas sindicales, préstamos que el trabajador deba devolver a la empresa…

Las cinco deducciones mencionadas se calculan individualmente y se suman para conseguir el total a deducir. Esta cantidad se restará al salario bruto y obtendremos el salario neto que cobrará el trabajador o el salario líquido a percibir.

4. Las bases de la cotización

Cómo se calculan las bases de cotización de una nómina es uno de los factores más importantes. Las bases de la cotización se encuentran en el pie de la nómina bajo el título “Determinación de las B. de Cotización a la SS y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa”.

Dentro de una nómina, existen tres grupos de bases de cotización:

  • Base de cotización por contingencias comunes (BCCC):

independientemente de que el trabajador cobre las pagas extras en las veces que marque su convenio, el prorrateo de las horas extras es necesario, ya que la Seguridad Social cobra mes a mes.

BCCC = Salario Base + Complementos salariales sujetos a cotización + el prorrateo de las pagas extras.

  • Base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta:

es la base de cotización usada para calcular el tanto por ciento de la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).

BCCC + el valor de las horas extras realizadas

  • Base sujeta a la retención de IRPF:

se calcula tomando el total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF como dietas, indemnizaciones o productos que pertenecen a planes de retribución flexible. Aquí entra en juego el ahorro que puede disfrutar el empleado gracias a la retribución flexible. Para más información sobre el IRPF, puede consultarse el artículo 7 de la Ley de IRPF.

5. Calcular el IRPF

Saber cómo calcular el IRPF a cada empleado puede ser complejo, pero es fundamental. Como ya hemos mencionado, la retención del IRPF depende del sueldo del trabajador y de su situación personal. La recomendación es utilizar la calculadora que proporciona Hacienda. El porcentaje que nos proporcione la calculadora será el que tendremos que aplicar sobre la cantidad relativa a la Base de retención de IRPF. Hay que tener en cuenta que, cuando se de cualquier cambio en la situación del trabajador o en su sueldo, hay que hacer una regularización del IRPF. Por ello, es recomendable hacer comprobaciones regulares.

6. Líquido a percibir

Esta parte muestra los devengos y las deducciones, así como los totales de las bases de cotización junto a dos cantidades más que deben ser nombradas para crear una nómina completamente:

  • Remuneración total:

    salario mensual por el que cada trabajador cotiza. Con las pagas extras prorrateadas, esta cantidad será igual a la BCCC. Si no, será igual a la BCCC sin el prorrateo.

  • Pagas prorrateadas extras:

    si se da el caso que el empleado tiene las pagas extras prorrateadas en el sueldo mensual, esta cantidad quedará vacía. Si no, aparecerá la cantidad prorrateada (resultado de la división del total de las pagas extras por 12).

Posteriormente, se incluye una parte que resume las cantidades más importantes sobre las que se calculará el salario neto del trabajador: están las cantidades calculadas que corresponden a la Base de cotización a la S.S., Base de contingencias profesionales (Base AT y DES), Base de IRPF, Total Devengado y Total a deducir. Junto al Líquido a Percibir, se deben añadir otros datos:

  • Fecha de ingreso de la nómina
  • Entidad bancaria y número de cuenta del empleado
  • Sello de la empresa o firma del empleador
  • Firma del trabajador a modo de confirmación de recibo.

7. Pie de nómina

En la parte final de la página, nos encontramos la determinación de las Bases de Cotización a la SS y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Ahora, vamos a tratar lo que paga la empresa por cada empleado y que puede quedar o no reflejado en la nómina a modo de información para el empleado.

La información del pie de página queda dividida en 4 columnas: aportaciones, base, tipo y aportación empresarial.

De esta forma, cada empresa aporta, según el trabajador:

  • En contingencias comunes: el 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador
  • En desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si este tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal
  • En formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador
  • En fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.

Entrega y recibo de nómina

Según el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, un trabajador debe recibir la documentación de su salario con un recibo individual como justificante de pago. Es decir, la nómina sirve de factura del trabajo de cada empleado. La nómina debe realizarse según el modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, a no ser que se haya pactado así con la empresa o el convenio colectivo indique lo contrario. Esto quiere decir que, si la nómina incluye todos los conceptos del modelo y no se altera su denominación, dicha nómina puede incluir modificaciones formales y adicionales que sirvan para informar al empleado.

Hay distintos métodos para hacer llegar la nómina al trabajador: en mano, por correo ordinario, por correo electrónico… Incluso es posible que el trabajador reciba una notificación y pueda descargarla directamente del portal interno de la empresa.

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