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Endalia y Laie,

Una colaboración de éxito.

La gestión de la organización y la automatización de la planificación y control de turnos han convertido a Laie en un ejemplo de gestión distribuida en el ámbito de Recursos Humanos.

“La relación de Endalia con nuestra empresa ha sido profesional y muy productiva, desarrollando un sistema eficiente a la medida de nuestras necesidades, el cual ha optimizado nuestros procesos”.
Emma Renom,
Responsable del proyecto
Logo Laie

La Compañía

Laie es una empresa que desarrolla sus actividades en el mundo de la cultura, en tres ámbitos complementarios: librerías, tiendas de museo y cafés restaurante.

Entre sus establecimientos destaca la librería-café de Pau Claris, tiendas en algunos centros culturales emblemáticos de Barcelona como La Pedrera, el Museo Picasso, CaixaForum Barcelona y Madrid, así como cafés-restaurante en el Museo Nacional de Arte de Catalunya y en el Museo Picasso. Próximamente iniciarán la gestión de las tiendas de la Alhambra.

Sitio web: www.laie.es

Situación previa

Hasta el momento, los responsables de centro de Laie, cuya prioridad es el control y la gestión de cada centro, se veían obligados a dedicar una gran parte de su tiempo a la elaboración y modificación de cuadrantes de turnos: una tarea, realizada generalmente a mano o a través de hojas Excel de bajo valor añadido al negocio. Cada responsable de centro debe gestionar las necesidades y demandas de cada persona, los distintos requisitos contractuales, las diversas condiciones legales y tarifarias, la flexibilidad de los modelos de tiempo y las preferencias de los empleados, lo que convierte esta tarea en un proceso lleno de complejidad y responsabilidad.

La Dirección de Laie identificó la necesidad de disponer de un sistema automatizado que permitiera la planificación de turnos con un enfoque integrado, facilitando tanto la planificación inicial como el rápido recálculo ante incidencias que no comprometan la cobertura de los servicios de librerías, tiendas de museo o restauración. Además, este sistema debía funcionar de forma integrada con el proyecto de gestión organizativa (también implementado con tecnología Endalia), teniendo en cuenta la estructura organizativa definida, los cambios de puesto y la organización de puestos en base a categorías y bandas salariales.

Por otro lado, se pretendía que los empleados accedieran a una plataforma de gestión de Recursos Humanos que sirviera de vía de comunicación con los responsables, facilitando los flujos automatizados de trabajo y el acceso y modificación de la información como currículum, descripción de puesto de trabajo, nóminas y salarios, vacaciones, etc.

La solución

Con este punto de partida, los responsables de Laie decidieron implantar el sistema de información Endalia O+RH, con la gestión de personas y organigramas como eje integrador y con el objetivo de organizar en la misma plataforma informática la organización y el control de turnos, integrando también todos los datos de Recursos Humanos disponibles en múltiples ubicaciones.

Endalia O+RH engloba las principales gestiones que es preciso realizar en una organización, como son los módulos de gestión de personas, gestión de puestos y organigramas, y se integra con Endalia Planificación horaria, facilitando un equilibrio óptimo entre el dimensionamiento de plantilla y carga de trabajo durante los períodos de planificación.

En este sentido, cada responsable debe gestionar las necesidades organizativas, a la vez que tiene en cuenta los distintos requisitos contractuales, las diversas condiciones legales y tarifarias, la flexibilidad de los modelos de tiempo y las preferencias de los empleados.

Endalia Planificación horaria ha eliminado numerosos procesos manuales y ha reducido considerablemente la gestión administrativa, implantando la misma metodología de trabajo en todos los centros. El sistema ayuda a generar automáticamente la planificación de turnos en pocos clicks, y el responsable sólo tiene que realizar pequeños ajustes. Por otro lado, integra los turnos del personal, permitiendo definir de forma eficaz los calendarios laborales y gestionar los problemas de asignación de turnos: intercambio de turnos entre empleados, modificaciones de horarios, casos especiales, etc.
El sistema permite también realizar el control de presencia, informando en todo momento a Recursos Humanos y al responsable del número de horas mensuales y anuales que lleva acumuladas el trabajador de acuerdo a la programación establecida. Además, permite conciliar esta información con la gestión de absentismo y vacaciones, contrastando el absentismo justificado, no justificado y tiempo a devolver/pagar al empleado. La solución, además, permite elaborar informes sobre planificaciones, realidad e incidencias en múltiples formatos.

Los empleados de Laie también se benefician de esta aplicación ya que el software les permite consultar toda su planificación vía Web: turnos, festivos, calendario de vacaciones, compañeros de turno, horas extra trabajadas, etc.

Otros aspectos del proyecto

La base de datos de Endalia permitió también diseñar un repositorio de información que recogiera todos los documentos de personas (contratos, certificados médicos, currículum, fotocopias de documentos oficiales, etc.) que se almacenaban en un servidor compartido, evitando su pérdida y completando los expedientes de cada empleado.
“Existía desde el primer momento una clara vocación de integración de todas las aplicaciones informáticas”, indica la responsable del proyecto, Emma Renom. En ese sentido, era clave disponer de una integración con el sistema de gestión de nóminas A3-Nom, con que trabajaba la gestoría externa. Se diseñó un interfaz de comunicación entre ambas aplicaciones de forma que cualquier alta o baja de contrato en el sistema de nóminas quedara reflejado en Endalia O+RH, actualizando la información personal, profesional y de costes, y cargando los documentos PDF con las nóminas mensuales.
Para el desarrollo de esta solución, los responsables de Laie tuvieron muy claro que “la tecnología Endalia era la mejor opción posible, ya que nos proporcionaba la seguridad necesaria para implantar un sistema adaptado a nuestras necesidades”, comenta Renom. “Sin el respaldo de los profesionales de Endalia, la evolución de las aplicaciones y su desarrollo hubieran sido más problemáticos, y no hubiésemos avanzado tan rápido. Además, al ser una plataforma completa de gestión de Recursos Humanos, nos permite seguir creciendo hacia otros procesos que no consideramos como la evaluación del desempeño o el desarrollo de las competencias”.

Los beneficios

Reducción del tiempo dedicado a la planificación y control de turnos, evitando errores y liberando tiempo de los responsables de centro para tareas de mayor valor añadido.

Monitorización actualizada de turnos, ausencias y vacaciones, que son revisados fácilmente por Recursos Humanos.

Integración de la estructura y la gestión de la organización con la planificación de turnos.

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