Endalia y TUI,

Una colaboración de éxito.

La gestión integrada de todos los procesos del área ha convertido a TUI España en un ejemplo de gestión distribuida en el ámbito de Recursos Humanos.

“La profesionalidad con la que desempeñan su trabajo, la seriedad en todos sus proyectos y la rápida adaptación de nuestras necesidades hacen que sigamos confiando y recomendado Endalia.”
Silvia Álvarez
Responsable de RRHH de TUI España
Logo Tui

La Compañía

TUI España es parte del grupo TUI Travel PLC. La compañía tiene su sede central en Palma de Mallorca, cuenta con un equipo humano de 2.000 personas y oficinas operativas en 29 destinos turísticos de España.

Sitio web: www.tuifly.com

Situación previa

Hasta el momento, los managers de TUI España, cuya prioridad es el control y la gestión de cada área organizativa, se veían obligados a dedicar una gran parte de su tiempo a la realización de trabajos administrativos: una tarea, realizada generalmente a mano o a través de hojas Excel de bajo valor añadido al negocio.
Cada responsable debe gestionar toda la información de su equipo, desde la aprobación de sus vacaciones hasta la gestión de sus cursos, pasando por todos los procesos de promoción interna, evaluación y seguimiento de objetivos o revisión salarial, lo que convierte esta tarea en un proceso lleno de complejidad y responsabilidad. Con la dificultad añadida que TUI es una empresa con oficinas operativas en 29 destinos turísticos, lo que descentraliza la gestión y requiere un esfuerzo extra.

La Dirección de TUI España identificó la necesidad de disponer de un sistema integral de gestión de Recursos Humanos, que permitiera la gestión de los procesos desde un único punto de acceso, pero que permitiera a los managers gestionar sus equipos de forma independiente y coordinarse con el resto de equipos de la organización y el Departamento de Recursos Humanos ubicado en Palma de Mallorca. Además, se pretendía que todos los empleados accedieran a una plataforma que sirviera de vía de comunicación con los responsables, facilitando los flujos automatizados de trabajo y el acceso y modificación de la información como currículum, descripción de puesto de trabajo, evaluaciones de desempeño, cursos de formación, etc.
Este sistema debía funcionar de forma integrada con el proyecto de gestión organizativa (implementado con tecnología SAP), teniendo en cuenta la estructura organizativa definida.

La solución

Con este punto de partida, los responsables de TUI España decidieron implantar el sistema de información Endalia O+RH, con la gestión de personas y organigramas como eje integrador y con el objetivo de organizar en la misma plataforma informática todos los procesos de Recursos Humanos, integrando también todos los datos disponibles en múltiples ubicaciones.

Endalia O+RH engloba las principales gestiones que es preciso realizar en una organización, como son los módulos de gestión de personas, gestión de puestos y organigramas, y se integra con Endalia Gestión del Desempeño, facilitando la gestión de múltiples periodos de evaluación y de cualquier cambio organizativo que afecte a dichas evaluaciones (cambios de objetivos, ajustes de competencias, etc.). Con la implantación de Endalia Gestión del Desempeño se ha reducido considerablemente la gestión administrativa, implantando la misma metodología de trabajo en todos los destinos.

El sistema guía a responsable y colaborador en las fases del proceso, permitiendo definir y evaluar de forma eficaz los objetivos y gestionar las evaluaciones de competencias y su posterior plan de desarrollo (que enlaza con el plan de formación). Al mismo tiempo, se desplegó Endalia Gestión de ausencias y vacaciones, que permitió automatizar todo el proceso desde la solicitud inicial hasta la aprobación/rechazo final, reduciendo la carga administrativa y facilitando el seguimiento de las solicitudes.
También se implementó Endalia Gestión de la formación, para la gestión de todos los cursos realizados por los empleados. Una de las ventajas de este despliegue, es que se automatizó fue la extracción automatizada de todos los datos para las subvenciones de la Fundación Tripartita, simplificando la gestión de ayudas y subvenciones de formación. Además, se integró con el sistema corporativo de e-learning, manteniendo la información actualizada en tiempo real.
Ligado al proyecto de desarrollo de competencias, se promovió otro proyecto de movilidad y promoción interna que fue implementado con la plataforma Endalia Reclutamiento y Selección, y que además se aprovechó para unificar los canales interno y externo de selección, integrando el modelo de selección interna con el portal corporativo TUI Jobs, (http://jobs.tuies.net) que también se desarrolló con tecnología Endalia.
Una vez desplegado estos productos, el siguiente paso fue la implantación de Endalia Retribución Flexible, con el objetivo de incrementar rentabilidad en la compensación de los empleados a través de un modelo flexible con ahorro en tributación y cotización. Este sistema permite a la persona elegir, de forma voluntaria, cómo quiere percibir su retribución anual y adaptarla a sus necesidades, mejorando la satisfacción del empleado sin que suponga costes para la empresa: vales comida, seguros, acciones, préstamos, etc.
Por otro lado, con el objetivo de realizar la planificación de plantilla y la presupuestación de cada unidad organizativa, se implantó Endalia Planificación de personal. En esta herramienta, cada manager puede realizar una estimación de costes de personal ligados a su estructura, planificando la dedicación de los empleados y las nuevas incorporaciones (plantilla, ETT, becarios) y ajustar sus previsiones de personal. Ligado a este proyecto, se implantó Endalia Gestión de compensación, donde cada manager utiliza el presupuesto aprobado para su unidad, y realizar la revisión salarial de cada empleado, que deberá ser validada por Recursos Humanos. También se incluye el proceso de retribución variable, ligado a la consecución de los objetivos marcados.

Para el desarrollo de estas soluciones, los responsables de TUI España tuvieron claro que “la tecnología Endalia era la mejor opción posible, ya que nos proporcionaba la seguridad necesaria para implantar un sistema adaptado a nuestras necesidades”, comenta Silvia Álvarez, responsable de RRHH de TUI España. “Sin el respaldo de los profesionales de Endalia, la evolución de las aplicaciones y su desarrollo hubieran sido más problemáticos, y no hubiésemos avanzado tan rápido.”

Los beneficios

Reducción del tiempo dedicado a la ejecución de los procesos de recursos humanos, desde la perspectiva manager/colaborador así como de los profesionales de RRHH, reduciendo la gestión administrativa y liberando tiempo de los managers para tareas de mayor valor añadido.

Mejora en la toma de decisiones, disponiendo de toda la información necesaria (según sus privilegios) en cualquier lugar y ubicación donde estén los empleados.

Ahorro de tiempo en la preparación de informes.

Mayor integración entre las aplicaciones corporativas, integrando la información disponible en múltiples fuentes de datos y conectando Endalia O+RH con otras aplicaciones empresariales internas.

Generación de confianza por parte de los empleados y gestores en los datos de Recursos Humanos, gestionando la información de forma organizada y facilitando la consulta y actualización, ofreciendo lo que la organización necesitaba y ha ido demandando día a día.

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