Endalia y ESADE,

Una colaboración de éxito.

La gestión automatizada del programa LEAD para los alumnos de master desde 2006 y la informatización de algunos procesos clave como la gestión académica y la de proyectos de investigación han convertido a ESADE en un ejemplo de gestión eficiente.

“Endalia ha desarrollado la tecnología que soporta algunos de nuestros procesos clave como la evaluación y desarrollo de competencias o la automatización de modelos de liderazgo y aprendizaje y estamos gratamente satisfechos.”
Ricard Serlavòs
Prof. asoc. Dpto. de Dirección de Personas y Organización de ESADE
Logo ESADE

La Compañía

ESADE es una institución académica privada de educación superior ubicada en Barcelona, España y perteneciente a la Universidad Ramón Llull. Incluye una escuela de negocios y una facultad universitaria de derecho.

Sitio web: www.esade.edu

Situación previa

El programa LEAD de ESADE ha sido diseñado para desarrollar las habilidades directivas que mejor se adaptan a los objetivos profesionales de cada participante. El programa LEAD responde a esta necesidad y facilita el desarrollo de las capacidades directivas imprescindibles mediante un estudio personalizado, permitiendo un asesoramiento a medida y diseñando un plan específico adaptado a los objetivos profesionales de cada participante.

Se pretendía que todos los alumnos accedieran a una plataforma que sirviera de vía de comunicación con sus coaches, facilitando los flujos automatizados de trabajo y el acceso y modificación de la información del programa.

Como consecuencia de estas necesidades, la Dirección de ESADE identificó la necesidad de disponer de un sistema 100% Web que diera soporte a su programa LEAD, permitiendo la gestión de las competencias personales y sociales de los alumnos de ESADE.

La solución

Con este punto de partida, los responsables de ESADE decidieron adaptar el sistema de información Endalia para dar soporte a todo el proyecto. Endalia es socio tecnológico de ESADE y éste confió en nuestra tecnología para dar soporte a todos los procesos del programa LEAD, incorporando los diferentes ejercicios a completar por cada alumno.

La herramienta facilita los flujos automatizados de trabajo y el acceso y modificación de la información a todos los actores (estudiantes, profesores, coaches, observadores, …) que participan de esa actividad tengan acceso del modo más eficiente posible a toda la información necesaria derivada de dichas acciones.
Inicialmente, el sistema permite a cada estudiante contestar una serie de ejercicios preliminares (Yo ideal – visión de futuro, plan de carrera, valores – Yo real a través de su evaluación de competencias y su estilo de aprendizaje). A partir de estos ejercicios, el estudiante puede confeccionar su propio cuaderno de viaje, e interaccionar con el coach para la definición, seguimiento y evaluación de una agenda de aprendizaje para su desarrollo personal, definiendo las metas, objetivos y planes de acción a realizar. Además, el sistema pondrá a su disposición una guía de recursos de desarrollo que le permitirán trabajar en el autodesarrollo de aquellas competencias que quiera priorizar en su mejora profesional.

Por otro lado, el estudiante puede acceder a las características de los grupos formativos donde esté incluido y a la información de contacto de su profesor, y el sistema facilita la comunicación bidireccional con su coach. Por su parte, cada coach tendrá acceso a todos los estudiantes que desarrolla, desde su perspectiva al resto de información organizativa necesaria.

Otros proyectos

Como consecuencia del éxito de la implantación del portal LEAD, se han trabajado otros procesos de gestión interna de ESADE.
En primer lugar, se ha automatizado la gestión de proyectos de investigación de ESADE, adaptando la funcionalidad el módulo de Gestión de proyectos de Endalia Gestión. Este sistema permite la gestión de todo el ciclo de vida de los proyectos de investigación, desde que un investigador realiza la propuesta de proyecto hasta el cierre final del proyecto, pasando por todo el flujo de aprobaciones (Oficina de investigación, Director de centro y Decanato) hasta que el proyecto es aceptado para su posterior ejecución. El sistema permite la definición completa del proyecto en base a los parámetros que ESADE maneja y la planificación y seguimiento de fechas, responsables, tareas, documentación, presupuestos y costes, integrándose con el sistema de contabilidad Ross System.
Además, el sistema de gestión de proyectos se integra con la herramienta corporativa Faculty Bio, recogiendo información del Currículum vitae cada investigador y actualizando las acciones desarrolladas por cada persona de ESADE a partir de su participación en proyectos.

Por otro lado, también se ha desarrollado un proyecto para la mejora de la ejecución de los procesos de gestión académica de ESADE. Para ello, se ha utilizado la funcionalidad de flujos de trabajo (workflows) de Microsoft SharePoint 2010, y sobre esta plataforma se han llevado a la práctica todo el ciclo de vida de los procesos de gestión académica, con sus tareas, flujos de aprobación y documentación asociada.

Los beneficios

Reducción del tiempo dedicado a la ejecución de los procesos internos, reduciendo la gestión administrativa y liberando tiempo de los responsables para tareas de mayor valor añadido.

Despliegue de la información y los flujos de trabajo a todos los actores (estudiantes, profesores, coaches, personal investigador, Decanato, etc.).

Extracción automatizada de datos.

Integración con sistemas corporativos de ESADE.

Mejora en la toma de decisiones, disponiendo de toda la información necesaria (según sus privilegios).

Ahorro de tiempo en la preparación de informes.

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